Bouwinkoop is veel ingewikkelder dan alleen het bestellen van bouwmaterialen bij leveranciers. Eén bestelling van bouwmaterialen kan verschillende stappen omvatten, zoals goedkeuringen, inkooporders, leveringen, facturatie en het betalen van de leverancier. Maar als bouwinkoop wordt uitgevoerd met e-mails, spreadsheets of verschillende systemen, is er een groter risico dat bepaalde informatie wordt vergeten, dat er te veel aan de bestelling wordt uitgegeven, dat onnodige producten worden aangeschaft en dat betalingen te laat worden uitgevoerd.
Een bestaande bouwinkoopstroom zorgt ervoor dat elke bestelling volgens de vastgestelde stappen van bestelling tot betaling wordt afgehandeld. Dit zorgt ervoor dat iedereen weet wat er is besteld, met welk bouwproject het verband houdt, wat er is geleverd en wat er moet worden betaald.
Een efficiënt inkoopsysteem voor de bouw stelt projectmanagers in staat om kosten en activiteiten van leveranciers nauwlettend te volgen in vergelijking met een slecht georganiseerd proces. Met het juiste proces en software voor bouwinkoop kunnen bedrijven inkoop, controle van het projectbudget, leveringen en facturen op één plek met elkaar verbinden.
Maar hoe kunnen bouwbedrijven hun inkoopproces van aanvraag tot betaling vereenvoudigen? In deze blog bespreken we het proces stap voor stap.
Begin met een duidelijke inkoopaanvraag
Elke aankoop in de bouw begint met een nauwkeurig schriftelijk verzoek. Voordat iemand contact opneemt met de leverancier, moet de persoon die het materiaal aanvraagt de details bepalen van wat nodig is: hoeveel materiaal er nodig is, voor welk project en wanneer.
De aanvraag “We hebben meer tegels nodig” laat te veel ruimte voor misinterpretatie. Het team kan een bestelling plaatsen met de verkeerde maat, hoeveelheid of kenmerken. Bovendien kunnen twee verschillende medewerkers een bestelling plaatsen voor dezelfde behoefte.
Een betere aanvraag moet belangrijke details bevatten, zoals:
Naam en specificaties van het materiaal of product
Vereiste hoeveelheid
Project- of werkreferentie
Gewenste leverdatum
Geschatte kosten, indien beschikbaar
Voorkeursleverancier of goedgekeurde leverancier
Relevante kostenplaats of budgetcategorie
Goedkeurder van de inkoop
Bij een aantal bouwprojecten zijn meerdere leveranciers, meerdere spreadsheets, meerdere e-mails en meerdere documenten betrokken. In sommige gevallen kan het voor de projectmanager behoorlijk lastig zijn om al deze informatie met betrekking tot geplaatste, ontvangen en gefactureerde bestellingen en de betaling daarvan bij te houden. Dit is waar software voor leveranciersbeheer in de bouw van pas komt om deze integratie te vergemakkelijken.
Met onze ERP-software kun je alles op één plek georganiseerd houden: leveranciers, leveranciersprijzen, inkooporders, inkoopfacturen en betalingen. Je kunt offertes van meerdere leveranciers opvragen, een inkooporder plaatsen op basis van je voorkeursprijzen en het hele proces monitoren.
Zet de aanvraag om in een inkooporder
Na het verkrijgen van goedkeuring voor een inkoopaanvraag is de volgende stap het aanmaken van de inkooporder. De PO bevat de details van de bestelling en dient als referentiedocument voor het team.
Een efficiënte inkooporder voor de bouw moet de naam van de leverancier, het beheerde project, artikelen, hoeveelheid en kosten per artikel, leveradres en leverdatum, en betalingsvoorwaarden vermelden. De PO moet ook worden gekoppeld aan een specifiek project of een specifieke kostencategorie om een uitgave te kunnen volgen.
Effectief beheer van PO's in bouwprojecten betekent dat niet elke PO anders wordt behandeld, maar dat je de bestelling kent en identificeert wat is geleverd en wat nog openstaat. Dezelfde gegevens kunnen ook tijdens het facturatieproces worden gebruikt. Het team kan de factuur controleren aan de hand van de bestelling en levering voordat deze wordt vrijgegeven voor betaling.
Een geïntegreerde ERP-software voor de bouw kan helpen dubbele gegevensinvoer te voorkomen en managers een duidelijker beeld te geven van geplande kosten.
Controleer de levering wanneer deze aankomt
Veel teams voeren deze stap echter niet uit, terwijl deze behoorlijk belangrijk is.
Ten eerste moet, wanneer je de levering ontvangt, een persoon die verantwoordelijk is voor de materialen op de bouwplaats de materialen controleren aan de hand van de inkooporder en de werkelijke gegevens registreren van hoeveel materiaal er is ontvangen.
Bij een bouwproject vindt de levering in stappen plaats. Als je 100 items nodig hebt en er slechts 60 zijn ontvangen, noteer dan dat er nog 40 items moeten worden geleverd. Op deze manier weet iedereen wat er nog moet worden geleverd.
Maak bovendien een kopie van de leveringsbon en voeg deze toe aan de inkooporder. Het kost niet meer dan vijf seconden en het is het bewijs dat je nodig hebt voor het geval je leverancier het later niet met je eens is. Onze mobiele OnSitePro-applicatie maakt het mogelijk om materialen rechtstreeks vanaf de bouwplaats te rapporteren, dat wil zeggen ontvangen of verbruikte materialen.
Controleer de factuur voordat iemand betaalt
Wanneer een factuur binnenkomt, controleer deze dan aan de hand van twee andere documenten: de inkooporder en het leveringsregistratie. Dit wordt three-way matching genoemd. Als de hoeveelheden en prijzen in alle drie hetzelfde zijn, is de factuur correct en kan deze worden goedgekeurd.
Voor kleine bestellingen bij een leverancier die je vertrouwt, is het vaak voldoende om alleen de inkooporder en de factuur met elkaar te vergelijken.
In de bouw komen de documenten niet altijd overeen. Een leverancier kan een ander product sturen wanneer een artikel niet op voorraad is. De prijs kan veranderen tussen de offerte en de levering. Dezelfde levering kan ook twee keer worden gefactureerd, één keer op een voortgangsfactuur en nog een keer op de eindfactuur.
Als je een verschil vindt, betaal dan nog niet. Vraag één persoon om uit te zoeken waardoor het verschil is ontstaan en laat één persoon beslissen hoe dit moet worden opgelost. Op deze manier betaal je alleen voor wat je hebt besteld en ontvangen.
Houd goedkeuringen in beweging
Projectmanagers brengen het grootste deel van de dag door op de bouwplaats, niet aan een bureau. Een factuur die zonder context in hun inbox binnenkomt, blijft daar meestal liggen.
Om deze goed te keuren, hebben ze de factuur, de bijbehorende PO, de kostenplaats en het resterende budget allemaal in één overzicht nodig. Als ze dit op een telefoon kunnen openen, duurt goedkeuring een paar minuten. Anders kan het een week duren.
Op tijd betalen is ook belangrijk. Een leverancier die snel wordt betaald, zal veel eerder de telefoon opnemen wanneer je dringend materialen nodig hebt.
Hoe Bouwflow helpt om de bouwinkoop te stroomlijnen
Veel bouwprojecten hebben veel leveranciers, veel spreadsheets, veel e-mails en veel bestanden nodig. Soms kan het bijhouden van alles wat binnenkomt, met betrekking tot bestelde materialen, ontvangen materialen, facturatie en betaling daarvan, een moeilijke taak worden voor projectmanagers. Op dat moment komt software voor bouwinkoop in beeld en helpt deze alles te integreren.
Met Bouwflow ERP-software voor de bouw heb je alles onder één dak beheerd: je leveranciers, leveranciersprijzen, inkooporders, inkoopfacturen en betalingen. Je kunt offertes bij veel leveranciers opvragen, een inkooporder uitgeven voor de geselecteerde prijs en de bestelling gedurende het hele proces opvolgen.
Daarnaast kun je leveranciersprijzen vergelijken en automatisch de leverancier van het artikel selecteren tijdens het aanmaken van een bestelling. Na ontvangst van de materialen kun je de levering registreren en de bestelling, levering en factuur met elkaar vergelijken.
Vervolgens kunnen de inkoopfacturen via AI of Peppol naar Bouwflow worden geïmporteerd, het goedkeuringsproces doorlopen en op de betalingslijst verschijnen. Omdat de inkopen en facturen aan het project zijn gekoppeld, kunnen aannemers ook een duidelijk inzicht krijgen in de werkelijke kosten en marges van hun projecten.
Zo ontstaat een uniform bouwinkoopproces dat begint met een prijsaanvraag, gevolgd door een inkooporder, levering en factuur, en eindigt met de betaling.
Conclusie
Het juiste proces voor bouwinkoop helpt je niet alleen om je bestellingen effectief te organiseren, maar geeft je ook meer controle over je materialen en leveranciers. Daarnaast stelt de documentatie van dit proces je in staat om de kosten en betalingen met betrekking tot je aankopen te controleren. Alle fasen van je inkoopproces moeten met elkaar verbonden en traceerbaar zijn.
Naarmate de omvang van je projecten en je inkoopvolume groeit, wordt het steeds moeilijker om alles via spreadsheets en e-mails te beheren. Het verbonden bouwinkoopproces maakt het voor je gemakkelijker om je bestellingen, leveringen, betalingen en projecten te controleren.
Een ERP voor de bouw, zoals Bouwflow, stelt je in staat om al deze processen in één systeem met elkaar te verbinden en je bestellingen, relaties met leveranciers, inkooporders, leveringen, betalingen en projectkosten allemaal vanuit één plek te beheren. Hierdoor houd je meer tijd over voor projectmanagement in plaats van inkoopadministratie.
Wil je je inkoopproces automatiseren? Ontdek hoe Bouwflow je kan helpen.
Veelgestelde vragen
Heb ik een inkoopsysteem nodig voor een klein team?
Niet in het begin. Zet een PO-nummer op elke bestelling en houd alle bestellingen bij in één gedeeld bestand. Stap over op software wanneer het aantal bestellingen groeit.
Hoe controleer ik een factuur voor een partij- of pakketbestelling?
Vraag de leverancier om te vermelden wat er in de partij zit. Tel de artikelen wanneer deze aankomt en vergelijk ze met de factuur.
Wat als een leverancier mij twee keer factureert voor een nabesteld artikel?
Stuur de leverancier de PO en het leveringsregistratie en vraag om een creditnota. Markeer nabestellingen als in behandeling op de PO, zodat ze niet vóór de levering worden gefactureerd.
Moet ik elke factuur controleren?
Nee. Veel aannemers vergelijken alle drie de documenten alleen boven een bepaald bedrag. Voor kleine bestellingen bij vertrouwde leveranciers is het voldoende om de PO en de factuur met elkaar te vergelijken.
Wat als een wijziging mondeling op de bouwplaats wordt afgesproken?
Je kunt dit dezelfde dag schriftelijk bevestigen en de PO bijwerken. Hierdoor blijven de factuur en de PO met elkaar in overeenstemming.
