Als je actief bent in de bouwsector, ben je er waarschijnlijk al mee vertrouwd dat projectbudgetten zelden precies hetzelfde blijven als bij de start van het project.
Het bouwbudget stijgt door onverwachte uitgaven, zoals:
- Stijgende materiaalprijzen
* Verzoeken om extra werkzaamheden
- Onvoorziene omstandigheden op de bouwplaats die tijdens de calculatie niet zichtbaar waren en extra arbeidskrachten kunnen vereisen
* Het opnieuw inplannen van werknemers of apparatuur vanwege onvoorziene redenen
Er zijn talloze redenen waardoor het budget van een bouwproject kan stijgen. Het doel is niet om elke onverwachte uitgave te elimineren, want dat is niet praktisch bij een bouwproject.
Het doel is om potentiële risico's vroegtijdig te identificeren, kosten bij te houden zodra ze ontstaan en te reageren voordat ze je projectmarge aanzienlijk verminderen. Daarvoor heb je een proces nodig om de werkelijke kosten te bewaken, wijzigingen goed te keuren, het inkoopbeheer te regelen en de oorspronkelijke calculatie te vergelijken met wat het project daadwerkelijk kost.
Maar voordat we leren hoe je onverwachte uitgaven effectief kunt aanpakken, bekijken we eerst waar onverwachte kosten bij een bouwproject doorgaans vandaan komen.
Belangrijkste punten
Identificeer kostenrisico's vroegtijdig: Onvolledige projectinformatie, veranderingen in materiaalprijzen, hoeveelheidsverschillen, extra arbeidskrachten en herstelwerkzaamheden kunnen de bouwkosten verhogen.
Stel realistische projectbudgetten op: Houd rekening met onzekere kostengebieden en reserveer een passend bedrag voor onvoorziene kosten voor daadwerkelijke projectrisico's.
Houd de werkelijke kosten regelmatig bij: Vergelijk de geraamde uitgaven met de werkelijke uitgaven in plaats van te wachten tot het project is afgerond.
Houd de kosten per categorie bij: Controleer materialen, arbeid, onderaannemers, apparatuur en wijzigingen afzonderlijk om te begrijpen waar budgetoverschrijdingen ontstaan.
Verbeter de controle op inkoop: Houd bij wat is geraamd, besteld, geleverd en gefactureerd om onnodige uitgaven te identificeren.
Beheer extra werkzaamheden op de juiste manier: Registreer wijzigingen in de omvang van het werk, extra kosten en goedkeuringen om te voorkomen dat je de controle over projectmarges verliest.
Verbind projectinformatie: Gebruik ERP-software voor de bouw, zoals Bouwflow, om calculaties, inkoop, werkbonnen, registraties van de bouwplaats en facturatie met elkaar te verbinden.
Waar komen onverwachte bouwkosten meestal vandaan?
Als je al lange tijd in de bouwsector werkt, weet je waarschijnlijk al wat de meest voorkomende oorzaken van onverwachte kosten zijn. Je kunt dit gedeelte overslaan en doorgaan naar de volgende sectie.
Voor nieuwe aannemers is het belangrijk om te begrijpen dat onverwachte bouwkosten deel uitmaken van het proces en niet volledig kunnen worden vermeden. Je moet alleen weten op welke gebieden deze kosten ontstaan en hoe je ze beter kunt beheren.
1. Onvolledige projectinformatie
Een van de belangrijkste oorzaken van onverwachte bouwkosten is het opstellen van kostenramingen op basis van onvolledige projectinformatie. Als aannemer moet je begrijpen dat de nauwkeurigheid van je bouwkostenberekening rechtstreeks afhankelijk is van de projectinformatie die op dat moment beschikbaar is.
Je kunt een projectkostenraming het beste niet delen wanneer er onvolledige tekeningen, onduidelijke specificaties, onbekende werfomstandigheden of ontbrekende metingen zijn. Dit kan leiden tot kosten die niet in de oorspronkelijke raming waren opgenomen. Zorg er eerst voor dat alle beschikbare informatie correct en volledig is en deel pas daarna een kostenraming.
2. Veranderingen in materiaalprijzen
Bij bouwprojecten hangt een aanzienlijk deel van de projectkosten af van de materiaalprijzen. En dat is iets waar niemand controle over heeft. Prijzen kunnen veranderen tussen de oorspronkelijke raming en de daadwerkelijke aankoop.
Als de raming verouderde leveranciersprijzen gebruikt, kan een aannemer aan het project beginnen met een winstmarge die al kleiner is dan verwacht. Het gebruik van actuele inkoopinformatie tijdens het ramen van de kosten kan dit risico helpen beperken.
3. Verschillen in hoeveelheden
Het volgende gebied waarop je tijdens de bouwkostenraming van een bouwproject onverwachte kosten kunt maken, is de bouwprojectraming. De geraamde hoeveelheid is niet altijd gelijk aan de hoeveelheid die uiteindelijk nodig is.
Er kunnen bijvoorbeeld extra materialen nodig zijn door:
Veranderingen in de afmetingen op de bouwplaats
Materiaalverspilling
Onjuiste oorspronkelijke hoeveelheden
Ontwerpwijzigingen
Installatievereisten
Onverwachte werfomstandigheden
Hoewel het verschil in hoeveelheden bij een klein project misschien onbeduidend lijkt, kan zelfs een klein verschil bij veel materiaalcategorieën samen hoge kosten veroorzaken bij een groot bouwproject.
4. Extra arbeidskrachten
Soms moet een aannemer tijdens een bouwproject extra arbeidskrachten inhuren wanneer het werk langer duurt dan verwacht. Projectvertragingen kunnen ontstaan door moeilijke werfomstandigheden, herstelwerkzaamheden, extra taken, vertragingen of onnauwkeurige inschattingen van de benodigde arbeid. Door de werkelijk gewerkte uren bij te houden en deze met de geraamde uren te vergelijken, kunnen aannemers dit probleem het beste identificeren voordat het arbeidsbudget is uitgeput.
5. Herstelwerkzaamheden
Het lijdt geen twijfel dat herstelwerkzaamheden op bouwplaatsen de projectmarge snel kunnen aantasten. Denk er op deze manier over na: een aannemer kan extra arbeidskosten, materiaalkosten, apparatuurkosten en tijd moeten betalen wanneer een installatie moet worden verwijderd en opnieuw moet worden uitgevoerd. Je kunt dit probleem aanpakken met een goede documentatie op de bouwplaats en duidelijke werkinstructies.
Inmiddels begrijp je enkele van de meest voorkomende gebieden in de bouw waaruit onverwachte bouwkosten kunnen ontstaan. Laten we doorgaan naar de volgende sectie en bekijken hoe je deze onverwachte kosten als aannemer beter kunt beheren.
Ook lezen: Hoe ondersteunt CRM-analyse in ERP voor de bouw slimmere besluitvorming?
Manieren om onverwachte uitgaven in het bouwbudget te beheersen
Als aannemer moet je begrijpen dat onverwachte uitgaven in elke fase kunnen ontstaan en een directe invloed kunnen hebben op het totale budget en de planning. Er zijn echter een aantal bewezen manieren waarop een goede planning en financieel beheer kunnen helpen om de impact ervan te beperken. Laten we bekijken hoe je onverwachte uitgaven in het bouwbudget kunt beheren:
Stel een budget op waarin rekening wordt gehouden met risico's
Wanneer je een bouwbudget met de klant deelt, moet je geen raming opstellen die uitsluitend op de verwachte kosten is gebaseerd. Als aannemer moet je binnen de kostenraming van het bouwproject rekening houden met gebieden waar onzekerheid bestaat.
Je hoeft niet bij elk project zomaar een willekeurig bedrag toe te voegen. Maar als aannemer moet je wel de gebieden binnen het bouwproject identificeren waar de raming een hoger onzekerheidsniveau heeft.
Bijvoorbeeld:
Zoals in de bovenstaande tabel wordt aangegeven, kun je een lijst met kostencategorieën opstellen om vóór de start van de werkzaamheden een realistischer beeld van het project te krijgen.
Reserveer een bedrag voor daadwerkelijke onzekerheden
De meeste ervaren aannemers in de bouw houden een reservebedrag achter de hand voor onverwachte kosten. Je kunt hetzelfde doen, maar er is wel een belangrijk aandachtspunt. Behandel dit bedrag niet als vrij besteedbaar geld of als een manier om een onrealistische raming haalbaar te laten lijken.
Houd er rekening mee dat een reserveringsfonds bedoeld is om bescherming te bieden tegen risico's die niet nauwkeurig kunnen worden voorspeld. Stel een reserveringsfonds van een passend bedrag samen op basis van het projecttype, de kwaliteit van de beschikbare informatie, de complexiteit van het project, de contractvoorwaarden en de ervaring van de aannemer.
Een reserveringsfonds aanmaken is één ding, maar het bijhouden ervan is iets anders. Zorg er als aannemer voor dat je alle uitgaven uit dit fonds registreert en beschikt over actuele informatie over het resterende bedrag. Zonder dit inzicht kan een reserveringsfonds ongemerkt verdwijnen door kleine uitgaven die nooit goed zijn beoordeeld.
Vergelijk de werkelijke kosten met het oorspronkelijke budget
Een van de meest effectieve manieren om bouwkosten te beheren, is door de geplande kosten gedurende het hele project met de werkelijke kosten te vergelijken. Wacht niet tot het project is afgerond. Gebruik bouwsoftware om de geraamde kosten met de werkelijke kosten te vergelijken voor uitgaven in categorieën zoals:
Materialen
Arbeid
Onderaannemers
Apparatuur
Kosten op de bouwplaats
Andere directe projectkosten
Door de werkelijke uitgaven met het oorspronkelijke budget te vergelijken, kunnen aannemers antwoord vinden op belangrijke vragen:
Zijn de materiaalkosten hoger dan verwacht?
Overschrijden de arbeidsuren de raming?
Veranderen de leveranciersprijzen?
Zijn er extra werkzaamheden geregistreerd?
Valt het project nog binnen de verwachte winstmarge?
Houd uitgaven in een bouwbudget per categorie bij
Het verzamelen van informatie over de uitgaven ten opzichte van de totale projectkosten kan problemen verbergen. Laten we dit met een voorbeeld verduidelijken.
Stel dat een project momenteel in totaal € 5.000 onder het budget zit. Voor een aannemer is dit een positief teken. Maar misschien liggen de materiaalkosten al € 8.000 boven het budget, terwijl de arbeidskosten € 13.000 onder het budget liggen omdat verschillende werkzaamheden nog niet zijn afgerond. Dit laat duidelijk zien dat één totaalbedrag niet het volledige verhaal vertelt over waarom het bouwbudget in totaal € 5.000 onder het budget ligt.
Daarom is het praktischer om de uitgaven op te splitsen in categorieën. Zo beschik je als aannemer over nuttigere informatie. Een ideale structuur voor een budgetoverzicht per categorie omvat:
Materialen
Houd bij wat er is geraamd, besteld, geleverd en gefactureerd.
Arbeid
Vergelijk de geraamde uren met de werkelijk gewerkte uren.
Onderaannemers
Houd de overeengekomen bedragen bij en vergelijk deze met extra werkzaamheden en facturen.
Apparatuur
Houd de huur, het gebruik, het onderhoud en onverwachte reparatiekosten in de gaten.
Wijzigingen
Registreer extra werkzaamheden afzonderlijk van de oorspronkelijke projectomvang.
Dit maakt het eenvoudiger om te begrijpen waarom een project afwijkt van het oorspronkelijke budget. En het beste is dat de ERP-software van Bouwflow aannemers kan helpen om uitgaven in een bouwbudget eenvoudig en effectief per categorie te monitoren.
Beheers kosten voordat ze een probleem worden
Door vroegtijdig te reageren op waarschuwingssignalen krijgen aannemers meer controle over het projectbudget. Hier is een voorbeeld om te begrijpen hoe dit werkt.
Waarschuwingssignaal: De materiaalkosten liggen nu al hoger dan de raming.
Mogelijke reactie: Controleer de resterende hoeveelheden, leveranciersprijzen, materiaalverspilling en aankomende bestellingen.
Nog een voorbeeld:
Waarschuwingssignaal: Het aantal arbeidsuren ligt voortdurend hoger dan geraamd.
Mogelijke reactie: Identificeer welke werkzaamheden meer tijd kosten en bepaal of het resterende werk opnieuw moet worden geraamd.
Voor een aannemer is het in de gaten houden van vroege waarschuwingssignalen een manier om meer controle over het project te krijgen. Je kunt ERP-software gebruiken om waarschuwingssignalen te identificeren, omdat deze een gedetailleerd projectoverzicht biedt. Het enige wat je hoeft te doen, is preventieve maatregelen nemen om het projectbudget beter te beheersen.
Verbeter de inkoop om bouwkosten te beheersen
Inkoop is een ander belangrijk gebied voor het beheersen van onverwachte kosten. Voordat je een inkooporder plaatst, moet je het volgende weten:
Wat er moet worden ingekocht
Hoeveel er nodig is
Welke leverancier wordt gebruikt
Welke prijs is afgesproken
Bij welk project de aankoop hoort
Wanneer het materiaal nodig is
Het vergelijken van leveranciersprijzen kan aannemers ook helpen om onnodige kosten te vermijden. Onze ERP-software beschikt over tools voor leveranciersbeheer waarmee aannemers leveranciers, leveranciersprijzen, inkooporders, leveringen en inkoopfacturen in één systeem kunnen beheren. Je kunt aankopen koppelen aan afzonderlijke projecten en de materiaalkosten toewijzen aan het project waarbij ze horen. Dit is belangrijk omdat een lage aankoopprijs niet de enige overweging is. Als aannemer moet je ook weten wat er daadwerkelijk is besteld, geleverd en gefactureerd.
Hoe Bouwflow helpt bij kostenbeheersing in de bouw
Het beheren van onverwachte bouwkosten wordt eenvoudiger wanneer projectinformatie met elkaar is verbonden. Bouwflow combineert voor- en nacalculatie, projectmanagement, werkbonnen, inkoop, leveranciersbeheer, facturatie, voorraadbeheer en andere bouwprocessen in één platform.
Hierdoor kunnen aannemers de cijfers die ze vóór de start van het project hebben geraamd, verbinden met wat er tijdens de werkzaamheden daadwerkelijk gebeurt.
Bijvoorbeeld:
Voorcalculatie: Raming van materialen, arbeid, onderaannemers en marges.
Inkoop: Beheer van leveranciersprijzen, bestellingen, leveringen en inkoopfacturen.
Op de bouwplaats: Registreer de werkelijk gewerkte uren, gebruikte materialen en uitgevoerde werkzaamheden via OnSitePro.
Facturatie: Zet projectinformatie en informatie uit werkbonnen om in facturen of termijnfacturen.
Nacalculatie: Vergelijk de geplande kosten met de werkelijke kosten en ontdek wat het project daadwerkelijk heeft opgeleverd.
Deze verbonden aanpak helpt aannemers om verder te kijken dan alleen de vraag: "Zijn we over het budget heen gegaan?"
In plaats daarvan kunnen ze vragen stellen zoals:
Waar kwamen de extra kosten vandaan?
Wanneer zijn ze ontstaan?
Welk onderdeel van het project heeft ze veroorzaakt?
Kunnen we hetzelfde probleem bij het volgende project voorkomen?
Deze informatie is veel waardevoller om de marges op lange termijn te beheren.
Conclusie
Onverwachte uitgaven zijn een normaal onderdeel van de bouw, maar onverwacht hoeft niet te betekenen dat ze onbeheersbaar zijn. Aannemers kunnen de impact van kostenoverschrijdingen beperken door realistische budgetten op te stellen, rekening te houden met daadwerkelijke onzekerheden, werkelijke uitgaven te monitoren, wijzigingen te beheersen, de inkoop zorgvuldig te beheren en de activiteiten op de bouwplaats direct te registreren.
De grootste verbetering ontstaat wanneer kostenproblemen vroegtijdig worden ontdekt. Wanneer ramingen, inkoop, arbeid, werkbonnen, werfinformatie, facturen en werkelijke projectkosten met elkaar zijn verbonden, krijgen aannemers een duidelijker beeld van waar hun geld naartoe gaat. Ze kunnen op problemen reageren terwijl er nog tijd is om de projectmarge te beschermen.
Uiteindelijk draait effectief beheer van bouwkosten niet om het vermijden van elke onverwachte uitgave. Het gaat erom voldoende inzicht te hebben om de kosten te begrijpen, actie te ondernemen en ervan te leren voordat hetzelfde probleem het volgende project beïnvloedt.
Wil je meer inzicht in je projectkosten en marges? Ontdek hoe Bouwflow calculatie, inkoop, werkbonnen, facturatie en nacalculatie met elkaar verbindt in één bouwplatform.
Veelgestelde vragen
1. Wat is het verschil tussen onverwachte bouwkosten en een kostenoverschrijding?
Een onverwachte bouwkost is een uitgave waarmee tijdens de projectplanning geen rekening is gehouden. Er is sprake van een kostenoverschrijding wanneer de totale projectuitgaven het goedgekeurde budget overschrijden. Een onverwachte uitgave kan bijdragen aan een kostenoverschrijding, maar niet elke onverwachte kost zorgt ervoor dat het project boven het budget uitkomt.
2. Wie is verantwoordelijk voor onverwachte kosten in een bouwproject?
De verantwoordelijkheid hangt af van de reden achter de uitgave en de voorwaarden van het bouwcontract. Sommige kosten kunnen onder de verantwoordelijkheid van de aannemer vallen, terwijl andere het gevolg kunnen zijn van wijzigingen op verzoek van de klant, onvoorziene werfomstandigheden of problemen met leveranciers. Duidelijke contracten en projectregistraties helpen bepalen hoe deze uitgaven moeten worden afgehandeld.
3. Mogen aannemers klanten onverwachte bouwkosten in rekening brengen?
Ja, in sommige situaties. Als een uitgave het gevolg is van extra werkzaamheden, een wijziging in de projectomvang of een onvoorziene omstandigheid die onder het contract valt, kan de aannemer deze kosten mogelijk aan de klant doorberekenen. De aannemer moet echter de contractvoorwaarden controleren en de vereiste goedkeuring verkrijgen voordat hij verdergaat.
4. Hoe moeten aannemers onverwachte uitgaven documenteren?
Aannemers moeten ondersteunende documenten bewaren, zoals leveranciersfacturen, inkooporders, leveringsbonnen, werkbonnen, arbeidsregistraties, foto's van de bouwplaats en goedgekeurde wijzigingsdocumenten. Deze documenten helpen verklaren waarom een uitgave is ontstaan en leveren bewijs wanneer extra kosten met klanten of andere projectbetrokkenen worden besproken.
5. Wanneer moet een aannemer een klant informeren over onverwachte projectkosten?
Aannemers moeten de klant informeren zodra ze een uitgave vaststellen die invloed kan hebben op de overeengekomen projectomvang, kosten of opleverdatum. Wachten tot de eindfactuur kan leiden tot meningsverschillen en de klantrelatie schaden. Vroegtijdige communicatie geeft beide partijen de mogelijkheid om de situatie te beoordelen en de volgende stappen af te spreken.
6. Welke invloed hebben onverwachte bouwkosten op de winstgevendheid van een project?
Onverwachte uitgaven verkleinen het verschil tussen de projectomzet en de totale projectkosten. Zelfs wanneer een project binnen het totale budget blijft, kunnen extra uitgaven de verwachte winstmarge verlagen. Daarom moeten aannemers de financiële impact van onverwachte kosten begrijpen voordat deze moeilijk terug te verdienen zijn.
