Un entrepreneur doit comprendre que la visibilité pour les clients du secteur de la construction ne signifie pas partager chaque détail à chaque minute. Il s'agit plutôt de leur fournir des informations montrant que le projet avance, ce qui a été terminé, ce qui a changé et s'ils doivent prendre une décision.
Si un entrepreneur ne fournit pas ces informations aux clients de la construction, ceux-ci commenceront à appeler, à envoyer des e-mails ou des messages pour demander des mises à jour. Les entrepreneurs devront alors consacrer un temps précieux à répondre à toutes ces questions. Cela leur laisse moins de temps pour la gestion des projets et d'autres tâches importantes. Un logiciel de construction peut aider les entrepreneurs à organiser les informations des projets, à répondre plus efficacement aux questions des clients et à partager des mises à jour pertinentes sans dépendre entièrement des e-mails et des appels téléphoniques.
Les fournisseurs de logiciels de construction présentent de plus en plus les portails clients comme une interface contrôlée entre la gestion interne des projets et la communication avec les clients. Cela permet aux entrepreneurs de conserver leurs flux de travail internes tout en offrant aux clients une vue plus simple du projet.
Maintenant, avant d'expliquer comment ces outils logiciels offrent une meilleure visibilité aux clients de la construction, comprenons d'abord pourquoi cette visibilité est importante dans le secteur.
Points clés à retenir
Tenir les clients informés : des mises à jour régulières des projets aident les clients à comprendre les travaux terminés, les activités en cours et les décisions à venir.
Utiliser des rapports visuels du chantier : les photos, les heures de travail et les relevés des matériaux aident les entrepreneurs à examiner l'avancement et à préparer des mises à jour plus claires pour les clients.
Organiser les documents du projet : gardez les devis, les fichiers du projet, les approbations et les factures pertinents faciles à trouver.
Suivre correctement les approbations : la signature numérique des devis et des relevés d'avancement aide les entrepreneurs à conserver des traces plus claires des décisions des clients.
Connecter les flux de travail du bureau et du chantier : Bouwflow regroupe la gestion des projets, la gestion des clients, les ordres de travail, les rapports de chantier OnSitePro et la facturation dans une plateforme de construction connectée.
Partager les informations pertinentes : une meilleure visibilité pour les clients signifie communiquer les bonnes informations sur le projet, et non exposer tous les documents internes.
Pourquoi la visibilité des clients est-elle importante dans la construction ?
Dans les projets de construction, les travaux se poursuivent pendant des semaines ou des mois. Du point de vue du client, il n'est pas possible de visiter le chantier tous les jours ou une fois par semaine pour suivre l'avancement des travaux. S'il ne reçoit pas d'informations relatives au projet, il peut supposer que rien ne se passe.
Cela crée un manque de communication, même lorsque le projet respecte parfaitement le calendrier prévu. Un logiciel de construction réduit ce manque de communication et offre une meilleure visibilité, ce qui aide les clients à comprendre :
- Quels travaux ont déjà été terminés ?
* Sur quoi l'équipe travaille-t-elle actuellement ?
- Que se passera-t-il ensuite ?
* Le projet respecte-t-il le calendrier prévu ?
- Qu'est-ce qui a changé ?
* Quelles décisions doivent-ils prendre ?
- Des travaux supplémentaires ont-ils été demandés ou approuvés ?
* Quels documents ou paiements nécessitent leur attention ?
L'objectif principal du portail client pour la construction est de donner aux clients accès au statut du projet, aux documents, aux approbations, aux photos et à d'autres informations importantes. Le but est d'éliminer le manque de communication et de faciliter l'accès aux bonnes informations.
Informations visibles par les clients dans un portail client pour entrepreneurs et comment elles améliorent la visibilité
Tout portail client utile pour les entrepreneurs doit répondre à quelques questions fondamentales dès que le client ouvre le projet.
Quel est le statut actuel du projet et quels sont les progrès récents ?
Présentez l'étape actuelle du projet et les progrès récents.
Qu'est-ce qui a changé ?
Mettez en évidence les mises à jour importantes, les modifications approuvées, les retards ou les nouvelles informations.
Quel est le prochain jalon du projet ou quelle est la prochaine activité prévue ?
Donnez au client une vision claire du prochain jalon ou de la prochaine activité prévue.
Dois-je faire quelque chose ?
Affichez les approbations en attente, les choix à effectuer, les documents à fournir ou les autres décisions que le client doit prendre.
Ces informations disponibles dans le portail client pour les entrepreneurs améliorent la communication et leur offrent une vue d'ensemble claire du projet sur un seul tableau de bord.
1. Statut du projet
La première chose que la plupart des clients veulent savoir est si leur projet avance comme prévu. Un aperçu du projet peut inclure :
- Étape actuelle du projet
* Jalons terminés
- Activités en cours
* Travaux à venir
- Prochain jalon prévu
* Retards ou risques importants
- Date de la dernière mise à jour
Gardez les mises à jour du projet simples et faciles à comprendre. Les entrepreneurs peuvent utiliser des outils de gestion et de planification des projets de construction pour suivre les jalons, les tâches et les activités à venir, puis expliquer la situation actuelle aux clients sans utiliser de jargon technique. L'objectif est d'aider les clients à comprendre ce qui a été terminé, ce qui vient ensuite et si des décisions sont nécessaires.
Voici une version simplifiée de la manière dont les informations devraient parvenir à l'utilisateur final. Par exemple, au lieu d'afficher une liste interne de dizaines d'activités, une mise à jour destinée au client pourrait indiquer :
Cette semaine : l'installation électrique du premier étage est terminée.
Ensuite : les travaux de plomberie et la préparation de la salle de bains commenceront.
Action du client : le choix définitif des équipements de salle de bains doit être effectué avant vendredi.
Cela donne au client une vue d'ensemble utile sans lui demander de comprendre le système de planification interne de l'entrepreneur.
2. Partager visuellement l'avancement des travaux
Dans le secteur de la construction, le partage visuel est l'un des moyens les plus efficaces de communiquer l'avancement des travaux aux clients. Un client qui ne peut pas visiter régulièrement le chantier peut obtenir des informations visuelles sur l'avancement du projet à partir d'un seul tableau de bord. Les preuves visuelles de l'avancement montrent :
- Les installations terminées
* Les pièces ou zones achevées
- Les travaux en cours
* Les équipements installés
- Les matériaux livrés ou utilisés
* Les travaux cachés avant qu'ils ne soient recouverts
- Les défauts identifiés lors de l'inspection
* Les défauts corrigés
- L'état final du chantier
Notre application mobile OnSitePro permet aux équipes sur le chantier d'enregistrer les heures de travail, les matériaux et les photos directement depuis le chantier, les informations étant ensuite transmises au bureau. Cela aide les entrepreneurs à conserver les données du chantier liées au projet et à l'ordre de travail correspondant.
3. Accès facile aux documents importants
Chaque projet de construction génère un grand nombre de documents provenant de différents services. Si tous ces documents sont partagés dans différents fils de discussion par e-mail ou dans des applications de messagerie, le client peut avoir du mal à trouver les informations les plus récentes sur l'avancement du projet de construction. Un portail peut offrir un emplacement centralisé pour les documents destinés aux clients, tels que :
- Contrats
* Devis approuvés
- Plans
* Spécifications
- Rapports d'avancement
* Registres d'achèvement des travaux
- Ordres de modification
* Certificats
- Informations sur les produits
* Garanties
- Documents de remise des travaux
* Factures
Il est important de contrôler les versions des documents lors du partage d'informations avec le client.
Par exemple, si un plan du projet est révisé, seule la version actuelle doit être partagée avec le client. Le portail doit offrir au client un accès distinct, sans lui donner accès aux documents internes. Tous les documents créés pendant un projet ne doivent pas nécessairement être visibles par le client.
4. Faciliter le suivi des approbations
Dans les projets de construction, de nombreux retards sont liés à des décisions nécessitant l'approbation du client. Les approbations du client peuvent notamment concerner :
- Les choix de matériaux
* Les équipements
- Les finitions
* Les modifications de conception
- Les travaux supplémentaires
* Les spécifications révisées
- Les modifications du périmètre des travaux
* Les modifications de coûts
La gestion de toutes ces approbations au moyen de conversations informelles peut créer de la confusion par la suite. Pour les documents de construction nécessitant une approbation formelle, la signature numérique peut créer une trace plus claire des décisions du client. Une meilleure approche consiste à conserver une trace écrite et à documenter les approbations de manière claire. Cela transforme une conversation vague en une décision de projet clairement établie. Cela aide également les entrepreneurs à éviter les situations dans lesquelles un client affirme avoir pensé qu'un élément avait déjà été approuvé, alors que l'entrepreneur se souvient différemment de la conversation.
5. Maintenir la communication avec les clients dans le contexte du projet
Une communication efficace entre les entreprises de construction et leurs clients ne doit pas seulement être rapide, elle doit également conserver le contexte approprié du projet et du sujet concerné.
Si le client pose la question suivante : « Quand les travaux de la salle de bains commenceront-ils ? »
La réponse a peut-être été incluse dans un e-mail envoyé trois semaines auparavant, qu'il faut alors retrouver. Mais avec une stratégie de communication appropriée, la question serait liée au bon projet, à la bonne tâche, au bon ordre de travail ou à la bonne mise à jour.
Le fait de conserver les échanges liés au projet concerné aide les entrepreneurs à consulter les discussions précédentes et à répondre avec les bonnes informations. Les fonctionnalités de gestion de projet de Bouwflow prennent en charge les fichiers du projet et l'historique des communications, ce qui aide les équipes à organiser les informations importantes au lieu de devoir rechercher des fils d'e-mails et des messages séparés.
6. Présenter clairement les modifications
Les projets de construction restent rarement exactement identiques du début à la fin. Les clients peuvent demander des travaux supplémentaires. Les conditions du chantier peuvent nécessiter des modifications. Certains matériaux peuvent devenir indisponibles. Les décisions de conception peuvent modifier le périmètre des travaux.
Le problème ne vient pas nécessairement du changement lui-même. Il survient lorsque le changement n'est pas communiqué clairement. Un processus clair de gestion des ordres de modification dans la construction doit consigner :
Le périmètre initial des travaux
La modification demandée
L'impact prévu sur les coûts ou le calendrier
L'approbation du client
Le devis ou les documents du projet mis à jour
Bouwflow prend en charge la signature numérique des devis et des relevés d'avancement, y compris les explications supplémentaires ou les photos relatives aux travaux supplémentaires. Les entrepreneurs doivent s'assurer que chaque modification est enregistrée et approuvée à l'aide du processus approprié.
Cela permet au client de comprendre clairement ce qui a changé et pourquoi. Cela donne également à l'entrepreneur une meilleure trace de la décision.
7. Fournir aux clients un dossier clair des travaux terminés
La visibilité des clients devient particulièrement importante vers la fin d'un projet. Avant la remise des travaux ou la facturation finale, les clients peuvent avoir besoin d'examiner les travaux terminés, les éléments en suspens, les corrections et les documents justificatifs.
Un portail peut aider à organiser :
- Les travaux terminés
* Les rapports d'inspection
- Les photos du chantier
* Les réserves en suspens
- Les défauts corrigés
* Les commentaires du client
- Les documents de remise des travaux
* Les approbations finales
Cela fournit aux deux parties un dossier commun des événements. Cela réduit également le risque qu'un entrepreneur doive reconstituer l'historique du projet à partir d'anciens e-mails, de photos stockées sur différents téléphones et de documents papier.
Comment Bouwflow aide les entrepreneurs à améliorer la visibilité des clients
Un portail client fonctionne mieux lorsqu'il est connecté au flux de travail quotidien de gestion de projet de l'entrepreneur. Notre logiciel ERP regroupe la gestion des clients, les projets, la planification, les ordres de travail, les documents, la correspondance, la facturation et les informations du chantier au sein d'une seule plateforme de construction.
Par exemple, un projet peut connecter :
Client → Devis → Projet → Planification → Ordres de travail → Mises à jour du chantier → Facturation
Avec OnSitePro, les équipes peuvent recevoir des ordres de travail numériques et enregistrer les heures de travail, les matériaux et les photos depuis le chantier. Les signatures des clients peuvent également être recueillies sur place lorsque cela est nécessaire. L'équipe du bureau peut ensuite utiliser ces informations pour comprendre ce qui s'est passé sur le chantier sans dépendre entièrement des appels ou des rapports manuels.
De plus, le logiciel conserve les documents du projet et la correspondance liés au projet, tandis que la gestion des clients offre une vue plus complète des projets clients, des devis, des factures, des contacts et des communications. Cela ne signifie pas que tous les détails internes du projet doivent être accessibles aux clients. Les entrepreneurs peuvent plutôt utiliser les informations connectées du projet comme source pour créer des mises à jour claires et pertinentes destinées aux clients.
Réflexions finales
La visibilité des clients ne consiste pas à leur donner accès à tous les aspects de votre système de gestion de la construction. Il s'agit plutôt de leur fournir des informations pertinentes de manière efficace.
En mettant en place un portail client adapté à la construction, les mises à jour sur l'avancement, les images, les documents, les approbations, les communications et les informations financières peuvent être réunis dans une expérience simplifiée pour les clients. Cela réduira le besoin de demandes constantes concernant le statut du projet et permettra aux entrepreneurs de disposer d'un processus plus structuré pour gérer la communication avec les clients de la construction.
La principale valeur de la visibilité des clients pour les entrepreneurs apparaît lorsqu'elle est directement liée au flux de travail du projet lui-même. Les informations du chantier, les ordres de travail, les documents, l'avancement du projet et la facturation ne doivent pas rester des éléments d'information séparés.
En utilisant une plateforme de construction connectée comme Bouwflow, les entrepreneurs peuvent gérer les informations des projets de manière fluide, du bureau au chantier, et utiliser ces informations pour communiquer de meilleures mises à jour aux clients.
Êtes-vous prêt à améliorer la visibilité de vos clients tout en réduisant les communications et les tâches administratives ? Découvrez comment Bouwflow vous permet de gérer les projets, la communication avec les clients, les ordres de travail et la facturation sur une seule plateforme.
Foire aux questions
1. Qu'est-ce qu'un portail client pour les entrepreneurs ?
Un portail client pour les entrepreneurs est un espace numérique où les clients peuvent accéder aux informations pertinentes sur les projets de construction, aux mises à jour, aux documents et aux approbations. Il aide les entrepreneurs à organiser la communication et réduit le besoin d'appels et d'e-mails répétés.
2. Comment un logiciel de construction peut-il améliorer la visibilité des clients ?
Un logiciel de construction aide les entrepreneurs à organiser les calendriers des projets, les ordres de travail, les informations sur les clients, les données du chantier et les factures. Ils peuvent utiliser ces informations pour fournir aux clients des mises à jour plus claires sur l'avancement et répondre plus efficacement à leurs questions.
3. Bouwflow propose-t-il un portail client dédié aux entrepreneurs ?
Bouwflow propose des flux de travail de construction connectés pour la gestion des projets, la gestion des clients, les ordres de travail, les données du chantier via OnSitePro, la signature numérique et la facturation. Les informations produit disponibles ne confirment pas l'existence d'un portail client dédié donnant aux clients un accès direct aux tableaux de bord des projets ou aux dossiers internes. Les entrepreneurs doivent vérifier les exigences spécifiques concernant le portail auprès de l'équipe Bouwflow.
4. Comment Bouwflow aide-t-il les entrepreneurs à améliorer la communication avec les clients ?
Bouwflow aide les entrepreneurs à organiser les informations des projets, les dossiers clients, les ordres de travail et la facturation. Avec OnSitePro, les équipes sur le chantier peuvent enregistrer les heures de travail, les matériaux et les photos. Ces données aident les équipes du bureau à examiner les activités du chantier et à communiquer des mises à jour pertinentes aux clients.
5. Pourquoi la visibilité des clients est-elle importante dans les projets de construction ?
La visibilité des clients contribue à instaurer la confiance en tenant les clients informés de l'avancement, des modifications, des approbations et des travaux à venir. Une communication claire peut réduire les malentendus, éviter les questions répétées et aider les entrepreneurs à gérer les attentes des clients tout au long du projet.
