Si vous travaillez dans le secteur de la construction, vous savez déjà que les budgets des projets restent rarement exactement tels qu'ils étaient au début du projet.
Le budget de construction augmente en raison de dépenses imprévues telles que :
- Les hausses des prix des matériaux
* Les demandes de travaux supplémentaires
- Les conditions imprévues du chantier, qui n'étaient pas visibles lors de l'estimation et peuvent nécessiter une main-d'œuvre supplémentaire
* La reprogrammation des travailleurs ou des équipements pour des raisons imprévues
Il existe d'innombrables raisons pour lesquelles le budget d'un projet de construction peut augmenter. L'objectif n'est pas d'éliminer toutes les dépenses imprévues, car cela n'est pas réaliste dans un projet de construction.
L'objectif est d'identifier les risques potentiels à un stade précoce, de suivre les coûts au fur et à mesure qu'ils surviennent et de réagir avant qu'ils ne réduisent considérablement la marge de votre projet. Pour cela, vous avez besoin d'un processus permettant de surveiller les coûts réels, d'approuver les modifications, de gérer les achats et de comparer le devis initial avec le coût réel du projet.
Mais avant d'apprendre à gérer efficacement les dépenses imprévues, comprenons d'abord d'où proviennent généralement les dépenses imprévues dans un projet de construction.
Points clés à retenir
Identifier les risques liés aux coûts à un stade précoce : des informations incomplètes sur le projet, les variations des prix des matériaux, les différences de quantités, la main-d'œuvre supplémentaire et les reprises de travaux peuvent augmenter les dépenses de construction.
Établir des budgets de projet réalistes : tenez compte des postes de coûts incertains et prévoyez une réserve appropriée pour les risques réels du projet.
Suivre régulièrement les coûts réels : comparez les dépenses estimées aux dépenses réelles au lieu d'attendre la fin du projet.
Surveiller les coûts par catégorie : examinez séparément les matériaux, la main-d'œuvre, les sous-traitants, les équipements et les modifications afin de comprendre l'origine des dépassements de budget.
Améliorer le contrôle des achats : suivez ce qui a été estimé, commandé, livré et facturé afin d'identifier les dépenses inutiles.
Gérer correctement les travaux supplémentaires : enregistrez les modifications du périmètre des travaux, les coûts supplémentaires et les approbations afin d'éviter de perdre le contrôle des marges des projets.
Connecter les informations du projet : utilisez un logiciel ERP de construction comme Bouwflow pour connecter les calculs, les achats, les ordres de travail, les rapports de chantier et la facturation.
D'où proviennent généralement les coûts imprévus dans la construction ?
Si vous travaillez dans le secteur de la construction depuis assez longtemps, vous connaissez déjà la plupart des domaines à l'origine des dépenses imprévues. Vous pouvez passer cette partie et passer à la section suivante.
Pour les nouveaux entrepreneurs, il est important de comprendre que les dépenses imprévues dans la construction font partie du processus et ne peuvent pas être évitées. Vous devez simplement connaître les domaines d'où proviennent ces dépenses et savoir comment mieux les gérer.
1. Informations incomplètes sur le projet
L'une des principales raisons des dépenses imprévues dans la construction est l'établissement de devis basés sur des informations incomplètes concernant le projet. En tant qu'entrepreneur, vous devez comprendre que la précision de votre estimation des coûts de construction dépend directement des informations disponibles sur le projet à ce moment-là.
Il est préférable de ne pas communiquer de devis si les plans sont incomplets, les spécifications peu claires, les conditions du chantier inconnues ou les mesures manquantes. Cela peut entraîner des coûts qui n'étaient pas inclus dans le devis initial. Assurez-vous d'abord que toutes les informations dont vous disposez sont exactes et complètes, puis communiquez un devis.
2. Variations des prix des matériaux
Dans les projets de construction, une part importante du coût du projet dépend du prix des matériaux. Et c'est un élément que personne ne peut contrôler. Les prix peuvent changer entre le devis initial et l'achat réel.
Si le devis utilise des prix fournisseurs obsolètes, l'entrepreneur risque de commencer le projet avec une marge déjà inférieure à celle prévue. Il est préférable d'utiliser des informations d'achat actualisées lors de l'établissement des devis afin de réduire ce risque.
3. Différences de quantités
Le domaine suivant dans lequel vous pouvez engager des dépenses imprévues lors de l'estimation d'un projet de construction concerne l'estimation d'un projet de construction. Les quantités estimées ne correspondent pas toujours aux quantités finalement nécessaires.
Par exemple, des matériaux supplémentaires peuvent être nécessaires en raison de :
- Modifications des mesures du chantier
* Pertes de matériaux
- Quantités initiales incorrectes
* Modifications de conception
- Exigences liées à l'installation
* Conditions imprévues du chantier
Même si une différence de quantité peut sembler insignifiante pour un petit projet, dans le cadre d'un grand projet de construction, un petit écart dans plusieurs catégories de matériaux peut entraîner des coûts élevés.
4. Main-d'œuvre supplémentaire
Il arrive qu'au cours d'un projet de construction, un entrepreneur finisse par embaucher du personnel supplémentaire lorsque les travaux prennent plus de temps que prévu. Les retards de projet peuvent être dus à des conditions de chantier difficiles, à des reprises de travaux, à des tâches supplémentaires, à des retards ou à des estimations de main-d'œuvre inexactes. Le suivi des heures réellement travaillées par rapport aux heures estimées aide les entrepreneurs à identifier ce problème avant que le budget de main-d'œuvre ne soit épuisé.
5. Reprises de travaux
Sans aucun doute, les reprises de travaux sur les chantiers peuvent rapidement réduire la marge du projet. Imaginez la situation suivante : un entrepreneur peut devoir payer davantage de main-d'œuvre, de matériaux, d'équipements et de temps si une installation doit être retirée puis réalisée à nouveau. Vous pouvez résoudre ces problèmes grâce à une bonne documentation du chantier et à des instructions de travail claires.
Vous connaissez maintenant certaines des causes les plus courantes des dépenses imprévues dans le secteur de la construction. Passons à la section suivante pour comprendre comment, en tant qu'entrepreneur, vous pouvez mieux gérer ces dépenses imprévues.
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Méthodes pour gérer les dépenses imprévues dans le budget de construction
En tant qu'entrepreneur, vous devez comprendre que des dépenses imprévues peuvent survenir à n'importe quelle étape et avoir un impact direct sur le budget global et le calendrier. Cependant, une planification et une gestion financière appropriées permettent de limiter leur impact grâce à plusieurs méthodes éprouvées. Voyons comment gérer les dépenses imprévues dans le budget de construction :
Établir un budget qui tient compte des risques
Lorsque vous communiquez un budget de construction au client, ne fournissez pas une estimation basée uniquement sur les coûts prévus. En tant qu'entrepreneur, vous devez tenir compte des domaines du budget de construction dans lesquels il existe des incertitudes.
Vous n'avez pas besoin d'ajouter un montant arbitraire à chaque projet. En revanche, en tant qu'entrepreneur, vous devez identifier les domaines du projet de construction dans lesquels le niveau d'incertitude de l'estimation est plus élevé.
Par exemple :
Comme indiqué dans le tableau ci-dessus, créez une liste des catégories de coûts afin d'obtenir une vision plus réaliste du projet avant le début des travaux.
Prévoir une réserve pour les incertitudes réelles
La plupart des entrepreneurs expérimentés dans le secteur de la construction mettent de côté une somme de réserve pour les coûts imprévus. Vous pouvez faire de même, mais il y a une condition. Ne considérez pas cette somme comme de l'argent disponible sans restriction ni comme un moyen de rendre réalisable une estimation irréaliste.
N'oubliez pas que le rôle d'un fonds de réserve est de protéger le projet contre les risques qui ne peuvent pas être prévus avec précision. Constituez un fonds de réserve d'un montant approprié en fonction du type de projet, de la qualité des informations disponibles, de la complexité du projet, des conditions contractuelles et de l'expérience de l'entrepreneur.
Constituer un fonds de réserve est une chose, le suivre en est une autre. En tant qu'entrepreneur, veillez à suivre toutes les dépenses prélevées sur cette réserve et à disposer d'informations actualisées sur le montant restant. Sans cette visibilité, une réserve peut progressivement disparaître à cause de petites dépenses qui n'ont jamais été correctement examinées.
Suivre les coûts réels par rapport au budget initial
L'une des méthodes les plus efficaces pour gérer les dépenses de construction consiste à comparer les coûts prévus aux coûts réels tout au long du projet. N'attendez pas la fin du projet. Utilisez un logiciel de construction pour suivre les coûts estimés par rapport aux coûts réels dans les catégories de dépenses suivantes :
- Matériaux
* Main-d'œuvre
- Sous-traitants
* Équipements
- Dépenses du chantier
* Autres coûts directs du projet
Le suivi des dépenses réelles par rapport au budget initial aide les entrepreneurs à répondre à des questions importantes :
- Les coûts des matériaux sont-ils plus élevés que prévu ?
* Les heures de travail dépassent-elles l'estimation ?
- Les prix des fournisseurs évoluent-ils ?
* Des travaux supplémentaires ont-ils été enregistrés ?
- Le projet respecte-t-il toujours la marge bénéficiaire prévue ?
Surveiller les dépenses du budget de construction par catégorie
Disposer d'informations globales sur les dépenses par rapport au coût total du projet peut masquer certains problèmes. Voyons cela à travers un exemple.
Supposons qu'un projet soit actuellement inférieur de 5 000 € au budget global. Pour un entrepreneur, c'est un signe positif. Mais il est possible que les matériaux dépassent déjà le budget de 8 000 €, tandis que la main-d'œuvre soit inférieure de 13 000 € au budget parce que plusieurs activités n'ont pas encore été réalisées. Cela montre clairement qu'un chiffre global ne raconte pas toute l'histoire expliquant pourquoi le budget de construction est inférieur de 5 000 € au budget prévu.
C'est pourquoi une approche plus pratique consiste à répartir les dépenses par catégorie. Vous disposez ainsi, en tant qu'entrepreneur, d'informations plus utiles. Une structure idéale pour obtenir une vue d'ensemble du budget par catégorie comprend :
Matériaux
Suivez les quantités estimées, commandées, livrées et facturées.
Main-d'œuvre
Comparez les heures estimées aux heures réellement travaillées.
Sous-traitants
Suivez les montants contractuels par rapport aux travaux supplémentaires et aux factures.
Équipements
Surveillez la location, l'utilisation, la maintenance et les coûts de réparation imprévus.
Modifications
Suivez les travaux supplémentaires séparément du périmètre initial du projet.
Cela permet de mieux comprendre pourquoi un projet s'écarte de son budget initial. Et surtout, le logiciel ERP de Bouwflow peut aider les entrepreneurs à surveiller efficacement les dépenses du budget de construction par catégorie, sans difficulté.
Maîtriser les coûts avant qu'ils ne deviennent un problème
Réagir rapidement aux premiers signes d'alerte permet aux entrepreneurs de mieux contrôler le budget du projet. Voici un exemple pour comprendre comment cela fonctionne.
Signe d'alerte : Les dépenses en matériaux dépassent déjà l'estimation.
Réaction possible : Examinez les quantités restantes, les prix des fournisseurs, les pertes de matériaux et les prochaines commandes.
Un autre exemple :
Signe d'alerte : Les heures de travail sont systématiquement supérieures aux estimations.
Réaction possible : Identifiez les activités qui prennent plus de temps que prévu et déterminez si les travaux restants doivent faire l'objet d'une nouvelle estimation.
Pour un entrepreneur, surveiller les premiers signes d'alerte est un moyen de mieux maîtriser le projet. Vous pouvez utiliser un logiciel ERP pour identifier ces signes, car il fournit une vue détaillée du projet. Il ne vous reste plus qu'à prendre des mesures préventives pour mieux contrôler le budget du projet.
Améliorer les achats pour maîtriser les dépenses de construction
Les achats constituent un autre domaine important pour contrôler les coûts imprévus. Avant de passer un bon de commande, voici ce que vous devez savoir :
- Ce qui doit être acheté
* Les quantités nécessaires
- Le fournisseur choisi
* Le prix convenu
- Le projet auquel l'achat est destiné
* La date à laquelle les matériaux sont nécessaires
Comparer les prix des fournisseurs peut également aider les entrepreneurs à éviter des dépenses inutiles. Notre logiciel ERP comprend des outils de gestion des fournisseurs qui permettent aux entrepreneurs de gérer les fournisseurs, les prix, les bons de commande, les livraisons et les factures d'achat dans un seul système. Vous pouvez associer les achats à des projets individuels et rattacher les coûts des matériaux au chantier concerné. C'est important, car un prix d'achat bas n'est pas le seul critère à prendre en compte. En tant qu'entrepreneur, vous devez également savoir ce qui a réellement été commandé, livré et facturé.
Comment Bouwflow aide à contrôler les coûts de construction
La gestion des coûts imprévus dans la construction devient plus facile lorsque les informations du projet sont connectées. Bouwflow regroupe le pré-calcul et le post-calcul, la gestion de projet, les ordres de travail, les achats, la gestion des fournisseurs, la facturation, la gestion des stocks et d'autres processus de construction sur une seule plateforme.
Cela permet aux entrepreneurs de relier les chiffres estimés avant le début du projet à ce qui se passe réellement pendant les travaux.
Par exemple :
Pré-calcul : Estimez les matériaux, la main-d'œuvre, les sous-traitants et les marges.
Achats : Gérez les prix des fournisseurs, les commandes, les livraisons et les factures d'achat.
Sur le chantier : Enregistrez les heures réellement travaillées, les matériaux et les travaux à l'aide d'OnSitePro.
Facturation : Transformez les informations du projet et des ordres de travail en factures ou en demandes de paiement selon l'avancement des travaux.
Post-calcul : Comparez les coûts prévus aux coûts réels et découvrez ce que le projet a réellement généré.
Cette approche connectée aide les entrepreneurs à ne plus se contenter de demander : « Avons-nous dépassé le budget ? »
Ils peuvent plutôt se poser les questions suivantes :
- D'où provient le coût supplémentaire ?
* Quand le problème a-t-il commencé ?
- Quelle partie du projet en est à l'origine ?
* Pouvons-nous éviter que le même problème se reproduise sur le prochain projet ?
Ces informations sont beaucoup plus précieuses pour gérer les marges dans la durée.
Conclusion
Les dépenses imprévues font partie intégrante de la construction, mais imprévu ne signifie pas nécessairement incontrôlable. Les entrepreneurs peuvent réduire l'impact des dépassements de coûts en établissant des budgets réalistes, en prévoyant une réserve pour les véritables incertitudes, en surveillant les dépenses réelles, en contrôlant les modifications, en gérant soigneusement les achats et en enregistrant les activités du chantier au fur et à mesure.
La plus grande amélioration consiste à détecter les problèmes de coûts suffisamment tôt. Lorsque les estimations, les achats, la main-d'œuvre, les ordres de travail, les informations du chantier, les factures et les coûts réels du projet sont connectés, les entrepreneurs disposent d'une vision plus claire de l'utilisation de leur argent. Ils peuvent réagir aux problèmes tant qu'il est encore temps de protéger la marge du projet.
En fin de compte, une gestion efficace des dépenses de construction ne consiste pas à éviter tous les coûts imprévus. Il s'agit de disposer d'une visibilité suffisante pour comprendre ces coûts, agir en conséquence et en tirer des enseignements avant que le même problème n'affecte le projet suivant.
Vous souhaitez mieux suivre les coûts et les marges de vos projets ? Découvrez comment Bouwflow connecte le calcul, les achats, les ordres de travail, la facturation et le post-calcul sur une seule plateforme dédiée à la construction.
Foire aux questions
1. Quelle est la différence entre un coût de construction imprévu et un dépassement de coûts ?
Un coût de construction imprévu est une dépense qui n'avait pas été anticipée lors de la planification du projet. Un dépassement de coûts se produit lorsque les dépenses totales du projet dépassent le budget approuvé. Une dépense imprévue peut contribuer à un dépassement de coûts, mais tous les coûts imprévus n'entraînent pas nécessairement un dépassement du budget du projet.
2. Qui est responsable des coûts imprévus dans un projet de construction ?
La responsabilité dépend de la raison à l'origine de la dépense et des conditions du contrat de construction. Certains coûts peuvent relever de la responsabilité de l'entrepreneur, tandis que d'autres peuvent résulter de modifications demandées par le client, de conditions imprévues sur le chantier ou de problèmes liés aux fournisseurs. Des contrats clairs et des documents de projet bien tenus permettent de déterminer comment ces dépenses doivent être prises en charge.
3. Les entrepreneurs peuvent-ils facturer aux clients les dépenses imprévues dans la construction ?
Oui, dans certaines situations. Si une dépense résulte de travaux supplémentaires, d'une modification du périmètre du projet ou d'une condition imprévue couverte par le contrat, l'entrepreneur peut être en mesure de la facturer au client. Toutefois, l'entrepreneur doit vérifier les conditions du contrat et obtenir l'approbation nécessaire avant de commencer les travaux.
4. Comment les entrepreneurs doivent-ils documenter les dépenses imprévues ?
Les entrepreneurs doivent conserver des justificatifs tels que les factures des fournisseurs, les bons de commande, les bons de livraison, les ordres de travail, les relevés des heures de travail, les photos du chantier et les documents approuvés relatifs aux modifications. Ces documents permettent d'expliquer pourquoi une dépense a été engagée et fournissent des preuves lors des discussions sur les coûts supplémentaires avec les clients ou les parties prenantes du projet.
5. Quand un entrepreneur doit-il informer un client d'une dépense imprévue liée au projet ?
Les entrepreneurs doivent communiquer dès qu'ils identifient une dépense susceptible d'affecter le périmètre des travaux convenu, le coût ou la date d'achèvement du projet. Attendre la facture finale peut entraîner des désaccords et nuire aux relations avec les clients. Une communication rapide permet aux deux parties d'examiner la situation et de convenir des prochaines étapes.
6. Comment les dépenses imprévues dans la construction affectent-elles la rentabilité d'un projet ?
Les dépenses imprévues réduisent la différence entre les revenus du projet et le coût total du projet. Même si un projet reste dans les limites de son budget global, des dépenses supplémentaires peuvent réduire la marge bénéficiaire prévue. C'est pourquoi les entrepreneurs doivent comprendre l'impact financier des coûts imprévus avant qu'il ne devienne difficile de les récupérer.
