Les achats dans la construction sont beaucoup plus complexes que le simple fait de commander des fournitures de construction auprès des fournisseurs. Une commande de fournitures de construction peut comprendre plusieurs étapes, telles que les approbations, les bons de commande, les livraisons, la facturation et le paiement du fournisseur. Mais si les achats dans la construction sont effectués à l'aide d'e-mails, de feuilles de calcul ou de différents systèmes, le risque d'oublier certaines informations, de dépenser trop pour la commande, d'obtenir des produits inutiles et d'effectuer les paiements en retard augmente.
Un processus d'achat dans la construction bien établi garantit que chaque commande est traitée en suivant les étapes définies, de la commande au paiement. Cela permet de s'assurer que chacun sait ce qui a été commandé, à quel projet de construction cela se rapporte, ce qui a été livré et ce qui doit être payé.
Un système efficace de bons de commande dans la construction permet aux chefs de projet de suivre de près les coûts et les activités des fournisseurs par rapport à un processus mal organisé. Avec le bon processus et un logiciel d'achat pour la construction, les entreprises peuvent connecter les achats, le contrôle du budget du projet, les livraisons et les factures en un seul endroit.
Mais comment les entreprises de construction peuvent-elles simplifier leur processus d'achat, de la demande au paiement ? Dans ce blog, nous allons décomposer le processus étape par étape.
Commencez par une demande d'achat claire
Chaque achat dans la construction commence par une demande écrite précise. Avant que quiconque ne contacte le fournisseur, la personne qui demande le matériel doit définir les détails de ce qui est nécessaire : quelle quantité de matériel est requise, pour quel projet et pour quelle date.
La demande « Nous avons besoin de plus de carrelage » laisse place à trop d'interprétations. L'équipe pourrait passer une commande avec la mauvaise taille, la mauvaise quantité ou les mauvaises caractéristiques. De plus, deux employés différents pourraient passer une commande pour le même besoin.
Une meilleure demande doit inclure des informations clés telles que :
Nom et spécifications du matériau ou du produit
Quantité requise
Référence du projet ou du chantier
Date de livraison requise
Coût estimé, si disponible
Fournisseur préféré ou approuvé
Code de coût ou catégorie budgétaire pertinente
Approbation des achats
Un certain nombre de projets de construction impliquent plusieurs fournisseurs, plusieurs feuilles de calcul, plusieurs e-mails et plusieurs documents. Dans certains cas, le suivi de toutes ces informations concernant les commandes passées, reçues, facturées et leur paiement peut être assez difficile pour le chef de projet. C'est là qu'un logiciel de gestion des fournisseurs de construction intervient pour faciliter cette intégration.
Notre logiciel ERP vous permet de tout organiser en un seul endroit : les fournisseurs, les prix des fournisseurs, les bons de commande, les factures d'achat et les paiements. Vous pouvez obtenir des devis auprès de plusieurs fournisseurs, créer un bon de commande sur la base de vos prix préférés et suivre l'ensemble du processus.
Transformez la demande en bon de commande
Après avoir obtenu l'autorisation pour une demande d'achat, l'étape suivante consiste à créer le bon de commande. Le BC représente les détails concernant la commande et sert de document de référence pour l'équipe.
Un bon de commande de construction efficace doit mentionner le nom du fournisseur, le projet géré, les articles, la quantité et le coût des articles, l'adresse de livraison et la date de livraison, ainsi que les conditions générales de paiement. Le BC doit également être associé à un projet spécifique ou à une catégorie de coûts afin de suivre une dépense.
La gestion efficace des BC dans les projets de construction consiste à ne pas traiter chaque BC différemment, mais à connaître la commande et à identifier ce qui a été livré et ce qui est en attente. Les mêmes données peuvent également être utilisées lors du processus de facturation. L'équipe peut valider la facture par rapport à la commande et à la livraison avant de procéder aux paiements.
Un logiciel ERP intégré pour la construction peut contribuer à éviter la double saisie des données et à offrir aux responsables une vision plus claire des coûts planifiés.
Vérifiez la livraison à son arrivée
Cependant, de nombreuses équipes ne réalisent pas cette étape, alors qu'elle est assez essentielle.
Tout d'abord, lorsque vous recevez la livraison, une personne responsable des matériaux sur le chantier de construction doit vérifier les matériaux par rapport au bon de commande et enregistrer les données réelles concernant la quantité de matériel reçue.
Dans un projet de construction, la livraison se fait par étapes. Si vous avez besoin de 100 articles et que seulement 60 ont été reçus, indiquez que 40 articles supplémentaires doivent encore être livrés. De cette manière, tout le monde saura ce qui doit être livré.
De plus, faites une copie du bon de livraison et ajoutez-la au bon de commande. Cela ne prendra pas plus de cinq secondes, et c'est la preuve dont vous avez besoin au cas où votre fournisseur ne serait pas d'accord avec vous plus tard. Notre application mobile OnSitePro permet de signaler directement les matériaux depuis le chantier de construction, c'est-à-dire ceux qui ont été reçus ou consommés.
Faites correspondre la facture avant que quiconque ne paie
Lorsqu'une facture arrive, vérifiez-la par rapport à deux autres documents : le bon de commande et le relevé de livraison. C'est ce qu'on appelle le rapprochement à trois niveaux. Si les quantités et les prix sont identiques dans les trois documents, la facture est correcte et peut être approuvée.
Pour les petites commandes auprès d'un fournisseur en qui vous avez confiance, comparer uniquement le bon de commande et la facture est souvent suffisant.
Dans la construction, les documents ne correspondent pas toujours. Un fournisseur peut envoyer un produit différent lorsqu'un article est en rupture de stock. Le prix peut changer entre le devis et la livraison. La même livraison peut également être facturée deux fois, une fois sur une facture d'avancement et une autre fois sur la facture finale.
Si vous constatez une différence, ne payez pas encore. Demandez à une personne de déterminer ce qui l'a causée et laissez une personne décider de la manière de la corriger. De cette façon, vous ne payez que ce que vous avez commandé et reçu.
Faites avancer les approbations
Les chefs de projet passent la majeure partie de leur journée sur le chantier, et non à un bureau. Une facture qui arrive dans leur boîte de réception sans contexte a tendance à y rester.
Pour l'approuver, ils ont besoin de la facture, du BC correspondant, du code de coût et du budget restant, le tout dans une seule vue. S'ils peuvent ouvrir cela sur un téléphone, l'approbation prend quelques minutes. Sinon, cela peut prendre une semaine.
Payer à temps est également important. Un fournisseur qui est payé rapidement est beaucoup plus susceptible de répondre au téléphone lorsque vous avez besoin de matériaux en urgence.
Comment Bouwflow aide à rationaliser les achats dans la construction
De nombreux projets de construction nécessitent de nombreux fournisseurs, de nombreuses feuilles de calcul, de nombreux e-mails et de nombreux fichiers. Parfois, suivre tout ce qui arrive, en termes de matériaux commandés, de matériaux reçus, de facturation et de paiement de ceux-ci, peut devenir une tâche difficile pour les chefs de projet. C'est à ce moment-là qu'un logiciel d'achat pour la construction entre en jeu et aide à tout intégrer.
Avec le logiciel ERP de construction Bouwflow, vous avez tout géré sous un même toit : vos fournisseurs, les prix des fournisseurs, les bons de commande, les factures d'achat et les paiements. Vous pouvez obtenir un devis auprès de plusieurs fournisseurs, émettre un bon de commande pour le prix sélectionné et suivre la commande tout au long du processus.
De plus, vous pouvez comparer les prix des fournisseurs et sélectionner automatiquement le fournisseur de l'article lors de la création d'une commande. Après avoir reçu les matériaux, vous pouvez enregistrer la livraison et comparer la commande, la livraison et la facture.
Ensuite, les factures d'achat peuvent être importées dans Bouwflow via l'IA ou Peppol, passer par le processus d'approbation et apparaître sur la liste des paiements. Étant donné que les achats et les factures sont liés au projet, les entrepreneurs peuvent également avoir une compréhension claire des coûts réels et des marges de leurs projets.
Ainsi, nous obtenons un processus d'achat dans la construction unifié, qui commence par la demande de prix, le bon de commande, la livraison et la facture, et se termine par le paiement.
Conclusion
Le bon processus d'achat dans la construction vous aide non seulement à organiser efficacement vos commandes, mais vous donne également un meilleur contrôle sur vos matériaux et vos fournisseurs. De plus, la documentation de ce processus vous permet de contrôler les coûts et les paiements liés à vos achats. Toutes les étapes de votre processus d'achat doivent être interconnectées et traçables.
À mesure que l'ampleur de vos projets et votre volume d'achats augmentent, il devient de plus en plus difficile de tout gérer via des feuilles de calcul et des e-mails. Le processus d'achat dans la construction connecté vous permettra de contrôler plus facilement vos commandes, vos livraisons, vos paiements et vos projets.
Un ERP de construction tel que Bouwflow vous permettra de connecter tous ces processus dans un seul système et de contrôler vos commandes, vos relations avec les fournisseurs, vos bons de commande, vos livraisons, vos paiements et les coûts des projets depuis un seul endroit. Cela vous donnera plus de temps pour la gestion des projets plutôt que pour l'administration des achats.
Vous souhaitez automatiser votre processus d'achat ? Découvrez comment Bouwflow peut vous aider.
Foire aux questions
Ai-je besoin d'un système de bons de commande pour une petite équipe ?
Pas au début. Attribuez un numéro de BC à chaque commande et conservez toutes les commandes dans une feuille de calcul partagée. Passez à un logiciel lorsque le nombre de commandes augmente.
Comment vérifier une facture pour une commande en lot ou en package ?
Demandez au fournisseur d'indiquer ce qui est inclus dans le lot. Lorsqu'il arrive, comptez les articles et comparez-les avec la facture.
Que faire si un fournisseur me facture deux fois pour un article en rupture de stock ?
Envoyez au fournisseur le BC et le relevé de livraison, et demandez un avoir. Marquez les commandes en attente comme étant en attente sur le BC afin qu'elles ne soient pas facturées avant la livraison.
Dois-je rapprocher chaque facture ?
Non. De nombreux entrepreneurs ne rapprochent les trois documents qu'au-dessus d'un certain montant. Pour les petites commandes auprès de fournisseurs de confiance, comparer le BC et la facture suffit.
Que faire si une modification est convenue verbalement sur le chantier ?
Vous pouvez la confirmer par écrit le jour même et mettre à jour le BC. Cela permet de maintenir la concordance entre la facture et le BC.
