Voor elke aannemer is facturatie een van de belangrijkste administratieve taken. En dit is waarom. Als aannemer moet je:
Klanten nauwkeurig factureren.
Bijhouden welke betalingen zijn uitgevoerd.
Achterstallige bedragen opvolgen.
Ervoor zorgen dat elk project wordt gefactureerd voor het geleverde werk en de geleverde materialen.
In werkelijkheid worden de meeste van deze taken door aannemers handmatig beheerd met behulp van spreadsheets, e-mails, papieren documenten en eenvoudige boekhoudtools.
Het handmatig beheren van facturatietaken is niet nieuw voor aannemers en wordt veel gebruikt voor het beheren van één of twee bouwprojecten.
Maar wanneer hetzelfde handmatige proces wordt toegepast om meerdere projecten te beheren, ontstaat de echte uitdaging. Je beheert dan handmatig meerdere spreadsheets, e-mails, facturen en andere boekhoudkundige documenten.
En dit creëert mogelijkheden voor fouten.
Een factuur kan met het verkeerde bedrag worden verstuurd, een betaling kan aan de verkeerde klant worden toegewezen of een achterstallige factuur kan tijdens een drukke week over het hoofd worden gezien. Dit is waar software voor facturatieworkflows in de bouw nuttig kan zijn.
Een verbonden facturatieworkflow voor de bouw kan veel van dit repetitieve werk verminderen. Door projectinformatie, uitgevoerd werk, materialen, facturen en betalingen met elkaar te verbinden, kunnen aannemers minder tijd besteden aan het beheren van de facturatieadministratie en meer tijd aan het beheren van hun projecten.
Belangrijkste punten
Het handmatig aanmaken van facturen kan tijd kosten en het risico op onjuiste project- of klantgegevens vergroten.
Het bijhouden van onbetaalde facturen via spreadsheets maakt het moeilijker om te weten welke betalingen aandacht nodig hebben.
Het handmatig koppelen van betalingen aan facturen kan lastig worden wanneer klanten gedeeltelijke betalingen of gecombineerde betalingen uitvoeren.
Het handmatig verzamelen van factureerbaar werk, materialen, uren en projectkosten kan het facturatieproces vertragen.
Automatische herinneringen en verbonden facturatieworkflows kunnen de opvolging van betalingen eenvoudiger maken.
Facturatieprocessen die aannemers niet langer handmatig moeten beheren
1. Facturen helemaal zelf aanmaken
Elke factuur handmatig aanmaken kost meer tijd dan je denkt. Je moet klantgegevens, projectinformatie, voltooid werk, materialen, uren, prijzen, belastingen en betalingsvoorwaarden verzamelen voordat je een factuur kunt aanmaken.
Wanneer deze gegevens in verschillende spreadsheets of systemen zijn opgeslagen, moet iemand dezelfde informatie opnieuw verzamelen en invoeren. Het verzamelen van informatie uit verschillende bronnen vergroot het risico op fouten en kan ook de facturatie vertragen.
In plaats van dit proces handmatig af te handelen, is er een betere aanpak. Je kunt facturatiesoftware verbinden met de project- en werkinformatie die al beschikbaar is voor je team. Hierdoor zijn alle projectgerelateerde gegevens op één plek beschikbaar en kunnen facturen worden aangemaakt met behulp van informatie die al is vastgelegd.
Dit maakt facturatiesoftware voor aannemers sneller en vermindert onnodige gegevensinvoer. Bovendien kan iedereen in je team controleren waar een factuur vandaan komt en op welk werk of welke materialen deze betrekking heeft. Voor aannemers kan snellere facturatie ook snellere betalingen betekenen. Hoe eerder voltooid werk wordt gefactureerd, hoe eerder klanten de factuur kunnen controleren en betalen.
2. Onbetaalde facturen handmatig bijhouden
Om een gezonde cashflow te behouden, moeten aannemers de status van alle betaalde, onbetaalde en openstaande facturen bijhouden. Toch gebruiken veel aannemers nog steeds spreadsheets om deze informatie bij te houden.
Dit betekent dat aannemers of iemand uit hun team de spreadsheet handmatig moet bijwerken wanneer een factuur wordt verstuurd of betaald, de vervaldatums moet controleren en handmatig moet vaststellen welke klanten een herinnering nodig hebben. Stel je voor dat je honderden facturen voor verschillende projecten handmatig moet bijwerken en volgen. Denk ook aan de gevolgen voor een project wanneer een aannemer een facturatiefout maakt.
Een ERP-systeem voor de bouw kan aannemers een centraal overzicht geven van de factuurstatus, waaronder openstaande facturen, ontvangen betalingen en bedragen die moeten worden opgevolgd. Ze kunnen zien welke facturen openstaan, welke betalingen zijn ontvangen en welke bedragen opvolging vereisen.
Het digitaliseren van handmatige facturatie geeft projectmanagers en bedrijfseigenaren een beter inzicht in de verwachte cashflow. Je hoeft nu niet meer tot het einde van de maand te wachten. Log gewoon in op de ERP-software en bekijk wat er met de betalingen gebeurt als onderdeel van de dagelijkse workflow.
3. Betalingen aan de juiste facturen koppelen
Elke keer dat je een betaling van een klant ontvangt, is dat goed nieuws. Direct daarna moet je de betaling echter aan de juiste factuur koppelen.
Als de betalingsinformatie ergens anders wordt opgeslagen en facturen afzonderlijk worden beheerd, wordt het koppelen van betalingen aan de juiste facturen een handmatige taak. Je moet iemand aanwijzen om banktransacties te controleren, de klant te identificeren, de relevante factuur te vinden en de betalingsstatus bij te werken.
Maar wanneer betalingen gedeeltelijk worden uitgevoerd of een klant meerdere facturen in één keer betaalt, wordt het controleproces ingewikkelder.
Hoe pak je dit aan? Een verbonden facturatiesysteem kan het koppelen van betalingen eenvoudiger maken door factuur- en betalingsinformatie bij elkaar te houden. Met bankintegratie kunnen betalingen met facturen worden afgestemd, waardoor er minder afzonderlijke handmatige registraties nodig zijn.
Het digitaliseren van deze handmatige taak helpt je financiële informatie nauwkeurig te houden en verkleint de kans dat een factuur ten onrechte als onbetaald wordt gemarkeerd. Bovendien krijgen aannemers hierdoor een duidelijker beeld van hun openstaande vorderingen. Wanneer de betalingsinformatie actueel is, kun je betere beslissingen nemen over opvolging, aankomende uitgaven en de cashflow van projecten.
4. Factureerbaar werk en projectkosten handmatig berekenen
Een andere tijdrovende handmatige facturatietaak voor aannemers is het verzamelen van informatie over het werk en de materialen die moeten worden gefactureerd.
Laten we dit met een voorbeeld begrijpen. Bij een bouwproject kunnen de uren van werknemers, werkzaamheden van onderaannemers, materialen, apparatuur en aanvullend werk dat door de klant is aangevraagd, betrokken zijn. Als deze gegevens afzonderlijk beschikbaar zijn, moet het facturatieteam ze verzamelen voordat een factuur wordt opgesteld. Daarbij bestaat het risico dat iets over het hoofd wordt gezien.
Een verbonden ERP-software voor de bouw kan projectinformatie samenbrengen. Hierdoor heeft het team een duidelijker overzicht van wat is voltooid en wat in de factuur moet worden opgenomen.
Dit is vooral handig wanneer de facturatie is gebaseerd op de voortgang of wanneer een project uit meerdere fasen bestaat. Je hoeft er niet op te vertrouwen dat iemand onthoudt wat er is voltooid; het facturatieproces kan gebruikmaken van informatie die tijdens het project al is vastgelegd.
5. Openstaande betalingen opvolgen
Het opvolgen van onbetaalde facturen is een andere facturatietaak die veel tijd kan kosten wanneer deze handmatig wordt uitgevoerd. Aannemers moeten mogelijk controleren welke facturen achterstallig zijn, onthouden wanneer ze contact moeten opnemen met elke klant en betalingsherinneringen één voor één versturen.
Dit wordt moeilijker wanneer een aannemer meerdere projecten en klanten tegelijkertijd beheert. Een gemiste herinnering kan de betaling vertragen en het moeilijker maken om een stabiele cashflow te behouden. Aannemers moeten ook in de gaten houden hoe projectkosten en financiële vertragingen hun algehele winstgevendheid beïnvloeden.
Een verbonden facturatiesysteem kan dit proces eenvoudiger maken door openstaande facturen te tonen en aannemers te helpen betalingsopvolging vanuit dezelfde workflow te beheren. Automatische factuurherinneringen kunnen ook de noodzaak verminderen om herhaaldelijk handmatig betalingsverzoeken te versturen.
In plaats van bijvoorbeeld elke week een spreadsheet te controleren om achterstallige facturen te vinden, kan de aannemer het facturatiesysteem gebruiken om vast te stellen welke facturen aandacht nodig hebben en op het juiste moment contact op te nemen met de klant.
Het doel is niet alleen om klanten aan te herinneren dat ze moeten betalen. Het gaat er ook om een duidelijk overzicht bij te houden van wat is gefactureerd, wat is betaald en voor welke betalingen nog actie nodig is.
Waarom een verbonden facturatieworkflow voor de bouw belangrijk is
Deze facturatietaken lijken afzonderlijk misschien klein, maar wanneer ze voor meerdere projecten handmatig worden uitgevoerd, kunnen ze veel administratieve tijd in beslag nemen. En dat is niet alles. Het grotere probleem is dat handmatige facturatie vaak leidt tot versnipperde informatie. Projectteams hebben mogelijk één set gegevens, het financiële team een andere en de betalingsinformatie van klanten staat ergens anders. Het verbinden van bouwsystemen kan teams helpen project- en financiële informatie te delen zonder afzonderlijke gegevens in verschillende tools bij te houden.
Wanneer je verbonden facturatiesoftware voor de bouw implementeert, brengt deze deze activiteiten dichter bij elkaar.
In plaats van helemaal vanaf nul een factuur aan te maken, kunnen teams projectinformatie gebruiken die al in het systeem beschikbaar is. Het is niet nodig om verschillende spreadsheets te controleren op onbetaalde facturen, omdat je team de betalingsstatussen op één plek kan bekijken. En in plaats van handmatig informatie over voltooid werk te verzamelen, kunnen ze projectgegevens gebruiken om de facturatie te ondersteunen.
Hoe Bouwflow aannemers helpt bij het beheren van facturatie
Bouwflow helpt aannemers hun project- en financiële processen met elkaar te verbinden. De ERP-software die we aanbieden, automatiseert verschillende facturatieprocessen op een manier die niet afhankelijk is van externe spreadsheets en handmatige processen.
Projectgegevens, werkzaamheden, materialen, facturatie en betalingen kunnen allemaal binnen één verbonden proces worden beheerd. Dit geeft aannemers meer inzicht in wat is voltooid, wat moet worden gefactureerd en waarvoor nog niet is betaald.
Verbonden project- en financiële informatie biedt eenvoudig inzicht in het verband tussen projectactiviteiten, facturatie, kosten en winst voor de aannemer.
Dit helpt vooral aannemers die meerdere projecten tegelijkertijd beheren, omdat alle relevante informatie in één systeem beschikbaar is.
Bouwflow is ontworpen om projectinformatie te verbinden met facturatie en andere financiële workflows, zodat teams kunnen werken met informatie die tijdens het project al is vastgelegd.
Waar kun je beginnen?
Als aannemer hoef je niet meteen je volledige facturatieproces te automatiseren. Doe in plaats daarvan het volgende.
Bepaal welke taak het meeste tijd van je team in beslag neemt. Deze taak of taken kunnen bestaan uit facturatie, betalingsopvolging, betalingsreconciliatie of het verzamelen van projectinformatie voor de facturatie.
Nu je de taak kent, bekijk je waar de informatie vandaan komt en hoe vaak deze moet worden ingevoerd. Als dezelfde informatie meerdere keren wordt ingevoerd in spreadsheets, e-mails, projecten en boekhoudsoftware, is dat een goed startpunt.
Nadat je één stap succesvol hebt geautomatiseerd, kun je verdergaan met het identificeren van nieuwe gebieden voor automatisering en het verbinden van andere stappen daarmee. Het doel is om het volledige proces te automatiseren door de informatiestroom van het project naar de factuur en betaling met elkaar te verbinden.
Lees ook: Hoe ondersteunt CRM-analyse in ERP voor de bouw slimmere besluitvorming?
Conclusie
Als een aannemer slechts een paar projecten heeft, lijkt handmatige facturatie misschien een aanvaardbare oplossing. Wanneer er echter meer projecten, klanten, facturen en betalingen bijkomen, beginnen handmatige processen een zware werklast voor de aannemer te vormen.
Het aanmaken van facturen, innen van betalingen, afstemmen van transacties, verzamelen van factureerbare werkzaamheden en communiceren met klanten zijn essentieel voor elk bedrijf, maar deze processen zouden niet volledig handmatig moeten worden uitgevoerd.
Een verbonden facturatieproces voor de bouw kan aannemers helpen repetitieve activiteiten te verminderen en de nauwkeurigheid van facturen en het inzicht in betalingen te verbeteren.
Met Bouwflow kunnen aannemers projectinformatie, facturatie, betalingen en andere bouwprocessen in één systeem met elkaar verbinden. Dit kan repetitief facturatiewerk verminderen en teams een beter inzicht geven in wat is voltooid, gefactureerd en betaald.
Klaar om minder tijd te besteden aan handmatige bouwfacturatie en je meer te richten op projectmanagement? Ontdek meer over de oplossingen van Bouwflow voor facturatie in de bouw.
Veelgestelde vragen
1. Welke facturatietaken moeten aannemers niet langer handmatig uitvoeren?
Aannemers moeten overwegen om het handmatige werk te verminderen dat nodig is voor het aanmaken van facturen, het bijhouden van onbetaalde facturen, het koppelen van betalingen, het verzamelen van factureerbare projectinformatie en het opvolgen van achterstallige betalingen.
2. Hoe helpt bouwsoftware bij de facturatie van aannemers?
Bouwsoftware kan projectinformatie verbinden met facturatie- en betalingsworkflows. Dit kan herhaaldelijke gegevensinvoer verminderen en het eenvoudiger maken om bij te houden wat is voltooid, gefactureerd en betaald.
3. Waarom is het een probleem om onbetaalde facturen handmatig bij te houden?
Handmatige opvolging vereist vaak dat aannemers spreadsheets bijwerken en betalingsinformatie regelmatig controleren. Naarmate het aantal projecten en klanten toeneemt, kan het moeilijk worden om de informatie nauwkeurig te houden en vast te stellen welke facturen moeten worden opgevolgd.
4. Kan bouwsoftware helpen om betalingen aan facturen te koppelen?
Ja. Een verbonden facturatiesysteem kan factuur- en betalingsinformatie bij elkaar houden. Met bankintegratie en reconciliatie kunnen aannemers de noodzaak verminderen om elke betaling handmatig te koppelen.
5. Hoe kunnen aannemers de opvolging van facturen eenvoudiger maken?
Aannemers kunnen factuurherinneringen en een centraal overzicht van openstaande facturen gebruiken om vast te stellen welke betalingen aandacht nodig hebben. Dit vermindert de noodzaak om spreadsheets handmatig te controleren en elke opvolging te onthouden.
6. Welke informatie is nodig om een bouwfactuur op te stellen?
Afhankelijk van het project hebben aannemers mogelijk klantgegevens, projectinformatie, voltooid werk, materialen, werknemersuren, prijzen, belastingen, betalingsvoorwaarden en andere factureerbare kosten nodig.
7. Wanneer moet een aannemer facturatietaken automatiseren?
Een goed startpunt is wanneer handmatige facturatie veel tijd kost of moeilijk te beheren wordt voor meerdere projecten. Aannemers kunnen beginnen met één repetitieve taak, zoals het aanmaken van facturen of betalingsopvolging, en geleidelijk meer onderdelen van de facturatieworkflow met elkaar verbinden.
8. Hoe helpt Bouwflow aannemers met facturatie?
Bouwflow verbindt project- en financiële workflows, waaronder facturatie, betalingsinformatie, bankintegratie, reconciliatie en automatische factuurherinneringen. Dit helpt aannemers hun facturatiegegevens binnen een verbonden bouwworkflow te beheren.
