Dans la plupart des projets de construction, les choses se déroulent rarement comme prévu. Un client peut demander des travaux qui n’étaient pas inclus dans le contrat initial. De plus, les inspections sur le chantier peuvent révéler des tâches imprévues nécessitant davantage de main-d’œuvre, de matériaux ou d’équipements.
Ces modifications supplémentaires apportées au projet peuvent avoir une incidence sur les coûts, les délais et la rentabilité. Réaliser tous les travaux supplémentaires sans documentation claire ni approbation rend difficile la récupération des coûts pour les entrepreneurs. Même de petites modifications peuvent réduire la marge bénéficiaire d’un projet lorsqu’elles ne sont pas correctement suivies.
C’est là qu’un logiciel de gestion des ordres de modification peut devenir un outil technologique essentiel pour les entrepreneurs.
Les entrepreneurs peuvent utiliser un logiciel de gestion des ordres de modification pour enregistrer les changements, calculer leur impact financier, demander des approbations et relier les travaux approuvés à l’exécution du projet et à la facturation. Ce logiciel permet aux entrepreneurs de mettre en place un processus cohérent pour gérer les travaux qui ne font pas partie du périmètre initial.
Ce guide explique comment un logiciel de gestion des ordres de modification dans la construction contribue à protéger les marges bénéficiaires, comment il s’intègre à la gestion des ordres de travail dans le secteur de la construction et quels critères les entrepreneurs doivent prendre en compte lors du choix d’une solution.
Points clés à retenir
Enregistrer chaque modification : Documenter les travaux supplémentaires, leur motif, le périmètre révisé, les coûts et les informations justificatives.
Calculer les coûts avant approbation : Inclure la main-d’œuvre, les matériaux, les équipements, les sous-traitants, le transport et les frais généraux.
Suivre le statut des approbations : S’assurer que les travaux supplémentaires reçoivent les autorisations nécessaires avant leur exécution.
Relier les modifications aux ordres de travail : Communiquer clairement les modifications approuvées aux équipes chargées de réaliser les travaux.
Surveiller les coûts réels : Comparer les coûts estimés avec les heures de main-d’œuvre réellement effectuées, les matériaux utilisés et les autres dépenses du projet.
Protéger les calendriers des projets : Tenir compte de l’incidence des travaux supplémentaires sur les activités en cours, la disponibilité des corps de métier et les dates d’achèvement.
Éviter les oublis de facturation : Relier les modifications approuvées et les travaux terminés au processus de facturation.
Utiliser des informations de projet connectées : L’intégration de la gestion de projet, des ordres de travail, des achats, de la facturation et des calculs de coûts aide les entrepreneurs à maintenir un meilleur contrôle financier.
Pourquoi une mauvaise gestion des ordres de modification réduit les marges bénéficiaires des projets
Les modifications non gérées ou non planifiées dans un projet peuvent avoir un impact direct sur les marges bénéficiaires d’un projet de construction. Toutefois, dans le secteur de la construction, les problèmes ne se limitent pas souvent aux modifications elles-mêmes. Examinons les autres facteurs qui réduisent les marges bénéficiaires des projets.
1. Les travaux supplémentaires sont réalisés sans approbation
Les équipes sur le chantier peuvent commencer des travaux supplémentaires à la suite d’une demande verbale d’un client ou d’un responsable de chantier. Si cette demande n’est pas consignée, l’entrepreneur peut avoir des difficultés à prouver que les travaux ne faisaient pas partie de l’accord initial. Le client peut ensuite contester le montant supplémentaire ou refuser de le payer. L’entrepreneur doit alors prendre en charge les coûts de main-d’œuvre, de matériaux et des autres ressources.
2. Les coûts sont sous-estimés
Un ordre de modification peut impliquer bien plus que le coût d’un matériau ou quelques heures de travail supplémentaires. Il peut également nécessiter des équipements, l’intervention de sous-traitants, du transport, la préparation du chantier ou une coordination supplémentaire. Si ces coûts ne sont pas inclus dans le calcul de l’ordre de modification, un logiciel d’estimation des coûts de construction peut aider les entrepreneurs à évaluer les dépenses supplémentaires et à éviter d’approuver des travaux qui génèrent une marge faible, voire inexistante.
3. Les modifications approuvées ne sont pas communiquées au bureau
Une modification peut être acceptée sur le chantier sans être communiquée au chef de projet ou à l’équipe administrative. Par conséquent, les travaux peuvent ne pas apparaître dans le budget du projet ou sur la facture. En raison de ce manque de communication, il existe un écart entre les travaux réalisés par l’équipe et les coûts que l’entreprise prévoit de récupérer.
4. Le calendrier du projet est affecté
Lorsque l’entrepreneur prend en charge des travaux supplémentaires, ceux-ci peuvent avoir une incidence sur les autres corps de métier ou sur l’ordre des activités. Si l’impact sur le calendrier n’est pas pris en compte, cela peut entraîner des heures supplémentaires, des périodes d’inactivité pour les équipes ou des coûts additionnels sur le chantier.
5. La facturation est retardée
Lorsque les ordres de modification sont dispersés dans des e-mails, des messages, des feuilles de calcul et des notes papier, l’équipe administrative peut ne pas savoir quelles modifications sont approuvées et prêtes à être facturées. De plus, les retards dans l’utilisation d’un logiciel de facturation pour le secteur de la construction pour facturer les modifications approuvées peuvent affecter la trésorerie et augmenter le risque d’oublier des travaux facturables.
Comprendre comment un logiciel de gestion des ordres de modification protège les marges bénéficiaires des projets
Les entrepreneurs peuvent utiliser un logiciel de gestion des ordres de modification dans le secteur de la construction pour gérer les changements à l’aide d’un processus documenté. Au lieu de s’appuyer sur des communications informelles, les équipes peuvent suivre un processus cohérent, de la demande à l’approbation jusqu’à la facturation.
1. Enregistrer chaque modification au même endroit
Assurez-vous que l’ordre de modification contient suffisamment d’informations pour permettre à l’équipe du projet, au client et au personnel administratif de comprendre les changements apportés. Les entrepreneurs peuvent utiliser le logiciel pour centraliser des informations telles que :
Le périmètre initial et la modification demandée
Le motif de la modification
Les besoins en main-d’œuvre et en matériaux
Les coûts supplémentaires liés aux équipements ou aux sous-traitants
Les ajustements de prix
L’incidence sur le calendrier
Les documents justificatifs, les photos ou les notes
Le statut de l’approbation
Un logiciel de gestion des flux de travail dans la construction permet de regrouper les informations relatives aux ordres de modification et de réduire le risque de perdre des données importantes dans différents canaux de communication. La conservation d’un historique clair aide également les entrepreneurs à distinguer les travaux supplémentaires des tâches déjà incluses dans le contrat.
2. Calculer l’impact financier avant le début des travaux
Les entrepreneurs ont besoin d’un suivi des coûts des projets de construction pour comprendre l’impact financier d’une modification avant de s’engager à réaliser des travaux supplémentaires. Le calcul d’un ordre de modification doit tenir compte des ressources nécessaires à la réalisation des travaux. Selon le projet de construction, les informations peuvent comprendre :
Les heures de main-d’œuvre supplémentaires
Les quantités et les prix des matériaux
Les coûts des équipements
Les frais des sous-traitants
Les coûts de livraison ou d’évacuation des déchets
Les frais généraux et la majoration applicable
Les éventuels coûts liés aux modifications du calendrier
Un calcul structuré aide l’entrepreneur à fixer un prix qui couvre les travaux supplémentaires tout en préservant la marge bénéficiaire prévue.
3. Rendre le statut des approbations visible
Les entrepreneurs doivent disposer d’une vue d’ensemble claire des modifications, notamment celles qui sont demandées, chiffrées, soumises, approuvées, refusées ou terminées. Sans statut clairement défini, les équipes sur le chantier peuvent commencer les travaux avant que le client ait accepté le prix. Le personnel administratif peut également supposer qu’une modification est approuvée alors qu’elle est encore en cours d’examen.
Le logiciel permet aux membres concernés de l’équipe de consulter l’étape d’approbation. Cela renforce également une règle essentielle : ne considérez pas les travaux supplémentaires comme approuvés tant que l’autorisation requise n’a pas été reçue.
4. Relier les modifications approuvées à l’exécution sur le chantier
Une modification approuvée doit être communiquée à l’équipe chargée de sa réalisation. Les équipes sur le chantier doivent savoir quels travaux ont été ajoutés, quels matériaux sont nécessaires et si le calendrier a été modifié.
C’est là que la gestion des ordres de modification est liée à la gestion des ordres de travail dans le secteur de la construction. Le logiciel enregistre les travaux et transmet les tâches à l’équipe responsable de leur exécution.
5. Enregistrer les coûts réels de main-d’œuvre et de matériaux
Un entrepreneur doit comparer les coûts estimés aux coûts réels pour comprendre si les travaux réalisés ont généré la marge bénéficiaire attendue. L’équipe sur le chantier peut enregistrer les heures travaillées, les matériaux utilisés et les informations pertinentes concernant le projet. Lorsque ces informations sont associées au bon projet ou au bon ordre de travail, le personnel administratif peut examiner le coût réel de la modification.
Les entrepreneurs peuvent ainsi identifier :
Les modifications ayant nécessité plus de main-d’œuvre que prévu
Les différences de prix des matériaux
Les coûts supplémentaires liés aux équipements ou aux sous-traitants
Les travaux terminés mais non inclus dans la facture
Les tendances susceptibles d’améliorer les estimations futures
Gestion des ordres de modification vs gestion des ordres de travail dans le secteur de la construction
Un ordre de modification répond à la question : Qu’est-ce qui change et qu’est-ce qui a été convenu ?
Un logiciel de gestion des ordres de travail pour les entrepreneurs répond à la question : Quels travaux doivent être réalisés et comment seront-ils exécutés ?
Un processus pratique de gestion des ordres de modification
L’entrepreneur doit s’assurer que le logiciel de gestion des ordres de modification est correctement mis en œuvre afin de garantir l’exactitude et la transparence des informations. Un processus cohérent aide les entrepreneurs à gérer les modifications sans perdre le contrôle des coûts ni des approbations.
Étape 1 : Identifier et enregistrer la modification
Dès qu’une demande d’ordre de modification est formulée et reçue, elle doit être enregistrée. Il faut également consigner les informations complémentaires concernant la personne qui en a fait la demande, la raison de cette demande et la partie du projet concernée. Les entrepreneurs doivent éviter de prendre en compte les instructions verbales ou les messages informels concernant les travaux de construction.
Étape 2 : Examiner le périmètre initial
Avant de commencer les travaux de construction, vérifiez le contrat, le devis, les plans, les spécifications et les ordres de travail existants. Confirmez si les travaux demandés sont déjà inclus dans l’accord initial. Cela permet aux entrepreneurs d’éviter de facturer des travaux déjà chiffrés ou d'oublier des travaux qui doivent être considérés comme supplémentaires.
Étape 3 : Estimer les coûts et l’incidence sur le calendrier
Ensuite, l’entrepreneur doit calculer les coûts de main-d’œuvre, de matériaux, d’équipements, de sous-traitance et des autres ressources nécessaires. Il doit vérifier si la modification affecte l’ordre des activités prévues ou la date d’achèvement du projet. Dans la mesure du possible, il convient également d’utiliser des quantités réalistes et les prix actuels des fournisseurs.
Étape 4 : Soumettre la modification pour approbation
Fournissez au client ou à son représentant autorisé une description claire de la modification, de son prix et de son incidence sur le calendrier. Conservez une trace de l’approbation et respectez les exigences d’autorisation prévues dans le contrat.
Étape 5 : Mettre à jour les plans du projet et les ordres de travail
Une fois la modification approuvée, communiquez-la aux personnes responsables de son exécution. Mettez à jour le calendrier du projet, l’ordre de travail, les besoins en matériaux et les documents pertinents du projet. Cela permet de s’assurer que l’équipe sur le chantier travaille à partir des informations les plus récentes et approuvées.
Étape 6 : Enregistrer les travaux terminés
Enregistrez les heures réellement travaillées, les matériaux utilisés et les autres coûts pertinents. Joignez des notes justificatives ou des photos lorsque cela est utile. Assurez-vous que les informations sont associées au bon projet et à la modification correspondante.
Étape 7 : Vérifier et facturer
Comparez la modification approuvée avec les travaux réalisés. Vérifiez que le montant convenu figure sur la facture appropriée et que les documents justificatifs sont disponibles. Cette vérification finale permet de réduire les oublis de facturation et donne à l’entrepreneur une vision plus claire du résultat financier de la modification.
Comment Bouwflow accompagne les processus de modification et de gestion des ordres de travail
Les entrepreneurs ont besoin que les informations relatives aux projets circulent efficacement entre le bureau et le chantier, dans les deux sens. Lorsque les devis, les ordres de travail, les coûts réels et les factures ne sont pas connectés, l’intégration des logiciels de comptabilité pour la construction peut aider à relier les informations financières aux opérations du projet et à améliorer le contrôle des marges bénéficiaires.
Bouwflow regroupe les principaux processus de travail dans le secteur de la construction, notamment la gestion de projet, les ordres de travail, la gestion des fournisseurs, la facturation ainsi que le pré-calcul et le post-calcul.
De plus, notre application mobile OnSitePro permet aux équipes sur le chantier de recevoir des ordres de travail numériques et d'enregistrer les heures, les matériaux, les photos et d'autres informations relatives aux travaux. Cela aide les équipes administratives à examiner ce qui s'est passé sur le chantier sans dépendre entièrement des notes manuscrites ou de la saisie répétée des données.
Les fonctionnalités de pré-calcul et de post-calcul du logiciel aident également les entrepreneurs à comparer les coûts estimés aux coûts réels du projet. En examinant les heures enregistrées, les factures d'achat et les factures du projet, les entrepreneurs peuvent identifier les écarts entre les résultats prévus et les résultats réels.
Pour les travaux liés aux modifications, les documents de projet connectés peuvent aider les équipes à suivre ce qui était prévu, ce qui a été réalisé et ce qui doit être inclus dans l'analyse financière. Avant d'adopter un logiciel pour gérer officiellement les modifications contractuelles, les entrepreneurs doivent vérifier ses fonctionnalités spécifiques en matière de gestion des ordres de modification et des approbations.
Conclusion
Les modifications mal gérées peuvent progressivement réduire les marges bénéficiaires des projets de construction. La main-d'œuvre, les matériaux, les équipements et le temps influencent tous la rentabilité de ces travaux, en particulier lorsque les coûts ne sont pas correctement calculés et que les approbations nécessaires ne sont pas obtenues.
Un logiciel de gestion des ordres de modification offre aux entrepreneurs un moyen simple de gérer les demandes, de calculer les coûts, d'obtenir les approbations et de relier les modifications approuvées à la gestion des ordres de travail dans la construction et à la facturation. Grâce au suivi des heures réellement travaillées et des matériaux utilisés, l'entrepreneur peut ensuite comparer les résultats prévus aux coûts réels des travaux.
Un processus cohérent de gestion des modifications permet aux entrepreneurs de réaliser les travaux demandés tout en récupérant les coûts correspondants.
Foire aux questions
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des ordres de modification dans le secteur de la construction ?
Un logiciel de gestion des ordres de modification permet aux entrepreneurs d'enregistrer, de chiffrer, d'évaluer et de contrôler les modifications apportées au périmètre initial des travaux d'un projet de construction. Ce type de logiciel peut être utilisé pour enregistrer les approbations, communiquer les modifications aux équipes sur le chantier et associer les nouveaux travaux aux coûts du projet.
Comment un logiciel de gestion des ordres de modification protège-t-il les marges bénéficiaires des projets ?
Ce logiciel aide les entrepreneurs à identifier le coût total des travaux supplémentaires, à obtenir les approbations avant de commencer les travaux, à suivre les coûts réels de main-d'œuvre et de matériaux et à réduire le risque d'oublier de facturer les travaux réalisés. Ce processus permet aux entrepreneurs de mieux comprendre et de protéger leurs marges bénéficiaires.
Quelle est la différence entre un ordre de modification et un ordre de travail ?
L'ordre de modification documente un accord concernant les changements apportés au périmètre, au prix ou au calendrier du projet. L'ordre de travail sert à attribuer les tâches à réaliser. Il peut résulter d'un accord de modification.
Un logiciel de gestion des ordres de travail dans la construction peut-il suivre les travaux supplémentaires ?
Lorsque la demande de modification est associée à un ordre de travail, il peut être plus facile de suivre les travaux supplémentaires réalisés. Toutefois, l'entrepreneur doit toujours disposer d'une procédure pour enregistrer la demande de modification, évaluer ses conséquences et obtenir les approbations nécessaires.
Qu'est-ce que la gestion des actifs liés aux ordres de travail ?
La gestion des actifs liés aux ordres de travail consiste à organiser les ordres de travail associés à des actifs tels que les équipements et les machines. Elle peut également inclure la maintenance, les inspections, les réparations, les pièces de rechange et l'historique des interventions. Elle est similaire à la gestion des ordres de travail dans la construction, mais se distingue des demandes de modification formulées par le client.
