Pour tout entrepreneur, la facturation est l'une des tâches administratives les plus importantes. Et voici pourquoi. En tant qu'entrepreneur, vous devez :
Facturer les clients avec précision.
Suivre les paiements reçus.
Effectuer des relances pour les montants impayés.
Vous assurer que chaque projet est facturé pour les travaux réalisés et les matériaux livrés.
En réalité, la plupart de ces tâches sont gérées manuellement par les entrepreneurs à l'aide de feuilles de calcul, d'e-mails, de documents papier et d'outils comptables de base.
La gestion manuelle des tâches de facturation n'est pas nouvelle pour les entrepreneurs et est largement utilisée pour gérer un ou deux projets de construction.
Mais lorsqu'il s'agit d'appliquer le même processus manuel à plusieurs projets, le véritable défi apparaît. Vous devez alors gérer manuellement plusieurs feuilles de calcul, e-mails, factures et autres documents comptables.
Et cela crée des risques d'erreurs.
Une facture peut être envoyée avec un montant incorrect, un paiement peut être attribué au mauvais client ou une facture impayée peut être oubliée pendant une semaine chargée. C'est là qu'un logiciel de gestion des flux de facturation dans la construction peut être utile.
Un processus de facturation connecté dans la construction peut réduire une grande partie de ce travail répétitif. En reliant les informations sur les projets, les travaux réalisés, les matériaux, les factures et les paiements, les entrepreneurs peuvent consacrer moins de temps à l'administration de la facturation et davantage à la gestion de leurs projets.
Points clés à retenir
La création manuelle des factures peut prendre du temps et augmenter le risque d'informations incorrectes concernant les projets ou les clients.
Le suivi des factures impayées à l'aide de feuilles de calcul rend plus difficile l'identification des paiements nécessitant une attention particulière.
Le rapprochement manuel des paiements avec les factures peut devenir difficile lorsque les clients effectuent des paiements partiels ou groupés.
La collecte manuelle des travaux facturables, des matériaux, des heures et des coûts des projets peut ralentir le processus de facturation.
Les rappels automatiques et les flux de facturation connectés peuvent faciliter les relances de paiement.
Processus de facturation que les entrepreneurs devraient cesser de gérer manuellement
1. Créer des factures à partir de zéro
Créer chaque facture manuellement prend plus de temps qu'il n'y paraît. Vous devez collecter les coordonnées du client, les informations sur le projet, les travaux terminés, les matériaux, les heures, les prix, les taxes et les conditions de paiement avant de créer une facture.
Lorsque ces informations sont stockées dans différentes feuilles de calcul ou différents systèmes, quelqu'un doit les collecter et saisir à nouveau les mêmes données. La collecte d'informations provenant de différents endroits augmente le risque d'erreurs et peut également retarder la facturation.
Plutôt que de gérer ce processus manuellement, il existe une meilleure approche. Vous pouvez connecter un logiciel de facturation aux informations sur les projets et les travaux déjà disponibles pour votre équipe. Ainsi, toutes les données relatives aux projets sont disponibles au même endroit et les factures peuvent être créées à partir d'informations déjà enregistrées.
Cela rend le logiciel de facturation pour les entrepreneurs plus rapide et réduit la saisie inutile de données. De plus, chaque membre de votre équipe peut vérifier l'origine d'une facture ainsi que les travaux ou les matériaux qu'elle couvre. Pour les entrepreneurs, une facturation plus rapide peut également signifier des paiements plus rapides. Plus tôt les travaux terminés sont facturés, plus tôt les clients peuvent examiner et payer la facture.
2. Suivre manuellement les factures impayées
Pour maintenir une trésorerie saine, les entrepreneurs doivent suivre le statut de toutes les factures payées, impayées et en attente. Pourtant, de nombreux entrepreneurs utilisent encore des feuilles de calcul pour suivre ces informations.
Cela signifie que les entrepreneurs ou un membre de leur équipe doivent mettre à jour manuellement la feuille de calcul lorsqu'une facture est envoyée ou payée, vérifier les dates d'échéance et identifier manuellement les clients qui doivent recevoir un rappel. Imaginez devoir mettre à jour et suivre manuellement des centaines de factures réparties sur différents projets. Pensez également aux conséquences qu'une erreur de facturation commise par un entrepreneur peut avoir sur un projet.
Un ERP de construction peut offrir aux entrepreneurs une vue centralisée du statut des factures, notamment des factures impayées, des paiements reçus et des montants nécessitant un suivi. Ils peuvent voir quelles factures restent impayées, quels paiements ont été reçus et quels montants nécessitent une relance.
La numérisation des factures manuelles permet aux chefs de projet et aux propriétaires d'entreprise de mieux comprendre la trésorerie attendue. Il n'est désormais plus nécessaire d'attendre la fin du mois. Il suffit de se connecter au logiciel ERP pour voir l'état des paiements dans le cadre de leur flux de travail habituel.
3. Associer les paiements aux bonnes factures
Chaque fois que vous recevez un paiement d'un client, c'est une bonne nouvelle. Cependant, juste après, vous devez l'associer à la bonne facture.
Si les informations de paiement sont stockées quelque part et que les factures sont gérées séparément, l'association des paiements aux bonnes factures devient une tâche manuelle. Vous devez désigner une personne pour vérifier les transactions bancaires, identifier le client, trouver la facture correspondante et mettre à jour le statut du paiement.
Mais lorsque les paiements sont partiels ou qu'un client règle plusieurs factures en même temps, le processus de vérification devient difficile.
Comment résoudre ce problème ? Un système de facturation connecté peut faciliter le rapprochement des paiements en conservant les informations relatives aux factures et aux paiements au même endroit. Grâce à l'intégration bancaire, les paiements peuvent être rapprochés des factures, ce qui réduit le besoin de tenir des registres manuels séparés.
La numérisation de cette tâche manuelle contribue à maintenir l'exactitude de vos informations financières et réduit le risque qu'une facture soit incorrectement marquée comme impayée. De plus, elle donne aux entrepreneurs une vision plus claire de leurs créances en attente. Lorsque les informations de paiement sont à jour, vous pouvez prendre de meilleures décisions concernant les relances, les dépenses à venir et la trésorerie des projets.
4. Calculer manuellement les travaux facturables et les coûts des projets
Ensuite, la collecte des informations sur les travaux et les matériaux qui doivent être facturés constitue une autre tâche de facturation manuelle chronophage pour les entrepreneurs.
Prenons un exemple pour mieux comprendre. Un projet de construction peut impliquer les heures de travail des employés, les travaux des sous-traitants, les matériaux, les équipements et les travaux supplémentaires demandés par le client. Si ces données sont stockées séparément, l'équipe de facturation doit les collecter avant de préparer une facture. Et il existe un risque que certains éléments soient oubliés.
Un logiciel ERP de construction connecté peut regrouper les informations relatives aux projets. Ainsi, l'équipe dispose d'une vue plus claire des travaux terminés et des éléments qui doivent être inclus dans la facture.
Cela est particulièrement utile lorsque la facturation est basée sur l'avancement des travaux ou lorsqu'un projet comprend plusieurs phases. Vous n'avez pas besoin de compter sur quelqu'un pour se souvenir de ce qui a été terminé ; le processus de facturation peut utiliser les informations déjà enregistrées pendant le projet.
5. Effectuer le suivi des paiements en attente
Le suivi des factures impayées est une autre tâche de facturation qui peut prendre beaucoup de temps lorsqu'elle est effectuée manuellement. Les entrepreneurs peuvent devoir vérifier quelles factures sont en retard, se souvenir du moment où contacter chaque client et envoyer les rappels de paiement un par un.
Cela devient plus difficile lorsqu'un entrepreneur gère plusieurs projets et clients en même temps. Un rappel oublié peut retarder un paiement et rendre plus difficile le maintien d'une trésorerie stable. Les entrepreneurs doivent également surveiller la manière dont les dépenses du projet et les retards financiers affectent leur rentabilité globale.
Un système de facturation connecté peut faciliter ce processus en affichant les factures impayées et en aidant les entrepreneurs à gérer les relances de paiement dans le même flux de travail. Les rappels automatiques de factures peuvent également réduire la nécessité d'envoyer manuellement des demandes de paiement répétées.
Par exemple, au lieu de vérifier chaque semaine une feuille de calcul pour trouver les factures en retard, l'entrepreneur peut utiliser le système de facturation pour identifier les factures nécessitant une attention particulière et relancer le client au bon moment.
L'objectif n'est pas seulement de rappeler aux clients de payer. Il s'agit également de conserver un suivi clair des montants facturés, des montants payés et des paiements qui nécessitent encore une action.
Pourquoi un flux de facturation connecté dans la construction est-il important ?
Ces tâches de facturation peuvent sembler mineures individuellement, mais elles peuvent consommer beaucoup de temps administratif lorsqu'elles sont effectuées manuellement sur plusieurs projets. Et ce n'est pas tout. Le problème le plus important est que la facturation manuelle crée souvent des informations déconnectées. Les équipes de projet peuvent disposer d'un ensemble de documents, l'équipe financière d'un autre, tandis que les informations sur les paiements des clients sont stockées ailleurs. La connexion des systèmes de construction peut aider les équipes à partager les informations relatives aux projets et aux finances sans conserver des documents séparés dans différents outils.
Lorsque vous mettez en place un logiciel de facturation connecté pour la construction, celui-ci rapproche ces activités.
Au lieu de créer une facture à partir de zéro, les équipes peuvent utiliser les informations sur les projets déjà disponibles dans le système. Il n'est pas nécessaire de consulter plusieurs feuilles de calcul pour trouver les factures impayées, car votre équipe peut consulter les statuts des paiements au même endroit. Et au lieu de collecter manuellement les informations sur les travaux terminés, elle peut utiliser les registres des projets pour préparer la facturation.
Comment Bouwflow aide les entrepreneurs à gérer la facturation
Bouwflow aide les entrepreneurs à connecter leurs processus de gestion de projet et leurs processus financiers. Le logiciel ERP que nous proposons automatise différents processus de facturation sans dépendre de feuilles de calcul externes ni de processus manuels.
Les données des projets, les travaux, les matériaux, la facturation et les paiements peuvent tous être gérés dans un processus connecté. Cela donne aux entrepreneurs une meilleure visibilité sur les travaux qui ont été terminés, ceux qui doivent être facturés et ceux qui n'ont pas encore été payés.
Les informations connectées sur les projets et les finances permettent de comprendre facilement les liens entre les activités des projets, la facturation, les coûts et les bénéfices de l'entrepreneur.
Cela sera particulièrement utile aux entrepreneurs qui gèrent plusieurs projets en même temps, puisque toutes les informations pertinentes seront disponibles dans un seul système.
Bouwflow est conçu pour connecter les informations des projets à la facturation et aux autres flux de travail financiers, afin que les équipes puissent utiliser les informations déjà enregistrées pendant le projet.
Par où commencer ?
En tant qu'entrepreneur, vous n'avez pas besoin d'automatiser immédiatement l'ensemble de votre processus de facturation. Faites plutôt ce qui suit.
Déterminez quelle tâche prend le plus de temps à votre équipe. Cette tâche ou ces tâches peuvent concerner la facturation, le suivi des paiements, le rapprochement des paiements ou la collecte des informations sur les projets nécessaires à la facturation.
Maintenant que vous connaissez la tâche, examinez d'où proviennent les informations et à quelle fréquence elles doivent être saisies. Si les mêmes informations sont saisies plusieurs fois dans des feuilles de calcul, des e-mails, des projets et des logiciels comptables, c'est un bon point de départ.
Après avoir automatisé avec succès une étape, vous pouvez continuer à identifier de nouveaux domaines à automatiser et à y connecter d'autres étapes. L'objectif est d'automatiser l'ensemble du processus en connectant le flux d'informations, du projet à la facture et au paiement.
À lire également : Comment les analyses CRM dans un ERP de construction favorisent-elles une prise de décision plus intelligente ?
Conclusion
Lorsqu'un entrepreneur ne gère que quelques projets, la facturation manuelle peut sembler être une solution acceptable. Cependant, lorsque le nombre de projets, de clients, de factures et de paiements augmente, les processus manuels commencent à représenter une lourde charge de travail pour l'entrepreneur.
La création des factures, la collecte des paiements, le rapprochement des transactions, la collecte des informations sur les travaux facturables et la communication avec les clients sont essentiels à toute entreprise, mais ces processus ne devraient pas être entièrement manuels.
Un processus de facturation connecté dans la construction peut aider les entrepreneurs à réduire les activités répétitives, à améliorer la précision des factures et à mieux visualiser les paiements.
Avec Bouwflow, les entrepreneurs peuvent connecter les informations des projets, la facturation, les paiements et les autres flux de travail de construction dans un seul système. Cela peut réduire les tâches répétitives liées à la facturation et donner aux équipes une meilleure visibilité sur les travaux terminés, facturés et payés.
Prêt à réduire le temps consacré à la facturation manuelle dans la construction et à vous concentrer davantage sur la gestion des projets ? Découvrez-en davantage sur les solutions de facturation pour la construction de Bouwflow.
Foire aux questions
1. Quelles tâches de facturation les entrepreneurs devraient-ils cesser d'effectuer manuellement ?
Les entrepreneurs devraient envisager de réduire le travail manuel lié à la création des factures, au suivi des factures impayées, au rapprochement des paiements, à la collecte des informations sur les projets à facturer et au suivi des paiements en retard.
2. Comment un logiciel de construction aide-t-il les entrepreneurs à gérer la facturation ?
Un logiciel de construction peut connecter les informations des projets aux processus de facturation et de paiement. Cela peut réduire la saisie répétitive des données et faciliter le suivi des travaux terminés, facturés et payés.
3. Pourquoi le suivi manuel des factures impayées pose-t-il problème ?
Le suivi manuel oblige souvent les entrepreneurs à mettre à jour des feuilles de calcul et à vérifier régulièrement les informations de paiement. À mesure que le nombre de projets et de clients augmente, il peut devenir difficile de maintenir des informations exactes et d'identifier les factures nécessitant une relance.
4. Un logiciel de construction peut-il aider à associer les paiements aux factures ?
Oui. Un système de facturation connecté peut conserver les informations relatives aux factures et aux paiements au même endroit. Grâce à l'intégration bancaire et au rapprochement, les entrepreneurs peuvent réduire le besoin d'associer chaque paiement manuellement.
5. Comment les entrepreneurs peuvent-ils faciliter le suivi des factures ?
Les entrepreneurs peuvent utiliser des rappels de factures et une vue centralisée des factures impayées pour identifier les paiements nécessitant une attention particulière. Cela réduit la nécessité de vérifier manuellement les feuilles de calcul et de se souvenir de chaque relance.
6. Quelles informations sont nécessaires pour préparer une facture de construction ?
Selon le projet, les entrepreneurs peuvent avoir besoin des coordonnées du client, des informations sur le projet, des travaux terminés, des matériaux, des heures de travail des employés, des prix, des taxes, des conditions de paiement et des autres coûts facturables.
7. Quand un entrepreneur devrait-il automatiser les tâches de facturation ?
Un bon point de départ est lorsque la facturation manuelle prend beaucoup de temps ou devient difficile à gérer sur plusieurs projets. Les entrepreneurs peuvent commencer par une tâche répétitive, comme la création des factures ou le suivi des paiements, puis connecter progressivement davantage d'étapes du processus de facturation.
8. Comment Bouwflow aide-t-il les entrepreneurs à gérer la facturation ?
Bouwflow connecte les flux de travail liés aux projets et aux finances, notamment la facturation, les informations de paiement, l'intégration bancaire, le rapprochement et les rappels automatiques de factures. Cela aide les entrepreneurs à gérer les informations de facturation dans un flux de travail de construction connecté.
